Trudne sytuacje w projektach

Trudne sytuacje w projektach  - JS Project

Jednym z kluczowych czynników powodzenia projektu jest posiadanie przez kierownika projektu, kierownika zespołu projektowego umiejętności radzenia sobie z trudnymi, problemowymi sytuacjami, pojawiającymi się w projektach. Mogą być one związane nie tylko z klasycznymi ryzykami projektowymi, ale wynikać z zachowań, relacji interpersonalnych, błędów w komunikacji, emocji, konfliktów, które pojawiają się pomiędzy interesariuszami, członkami zespołu projektowego, kadrą kierowniczą, podwykonawcami, ale także klientem.

W praktyce jednak nawet doświadczeni kierownicy projektów często nie posiadają wystarczających kompetencji, umiejętności oraz warsztatu metodycznego w tym zakresie, co może powodować czasem bardzo poważne turbulencje dla projektu i relacji pomiędzy osobami, które uczestniczą w jego realizacji.

Warsztat „Trudne sytuacje w projektach” ma za cel dostarczenie kierownikom projektów tych kompetencji i umiejętności, które pozwolą im dokonać analizy pojawiających się problemów i wybrać najlepszą strategię działania.

Koncepcja warsztatu

Dwa najczęstsze źródła problemowych/trudnych sytuacji w projektach to:

  1. problemy, będące zmaterializowanymi ryzykami, bezpośrednio wpływające na projekt i jego główne parametry (zakres, harmonogram, budżet)
  2. konflikty, nieporozumienia i sytuacje emocjonalne, wpływające na projekt w sposób pośredni, jak i bezpośredni.

Zapobieganiu kryzysom wywołanym przez problemy/ryzyka służy zarządzanie ryzykiem. Natomiast pozostałym przypadkom warto przyjrzeć się, oraz analizować i rozwiązywać je, korzystając z alternatywnego podejścia - autorskiej Metody analizy relacji, interesów, emocji (MARIE) w sytuacji problemowej. Metoda MARIE wykorzystuje wiedzę, praktyki i metody z takich obszarów, jak:

  • Psychologia konfliktów
  • Inteligencja emocjonalna
  • Komunikacja interpersonalna
  • Psychologia społeczna

Warsztat łączy dwa aspekty:

  1. Aspekt metodyczny – przedstawienie wiedzy, praktycznych metod oraz wskazówek, dotyczących takich zagadnień, jak: konflikt, komunikacja, eskalacja oraz inteligencja emocjonalna, jakie są wykorzystywane w metodzie MARIE zarówno podczas analizy praktycznych sytuacji problemowych (aspekt 2 poniżej), jak i w innych sytuacjach, jakie mogą pojawić się w przyszłości w trakcie projektów
  2. Aspekt praktyczny – analizy rzeczywistych sytuacji problemowych, występujących w realiach projektów wdrożeniowych, zarządzanych przez uczestników warsztatu oraz wypracowywanie strategii i sposobów postępowania w tych sytuacjach połączone z ćwiczeniami symulacyjnymi, w czasie których uczestnicy będą trenować i doskonalić w praktyce umiejętności komunikacyjne przydatne w zarządzaniu trudnymi sytuacjami w projekcie.

Aspekt metodyczny warsztatu zostanie oparty o autorskie podejście prowadzących Metodę analizy relacji, interesów, emocji (MARIE) w sytuacjach problemowych, wykorzystującą zarówno praktyczne doświadczenia projektowe prowadzących warsztat, jak i teorie z obszaru komunikacji, zarządzania konfliktami i inteligencji emocjonalnej oraz zarządzania interesariuszami.

Aspekt praktyczny będzie obejmować:

  1. Analizę zebranych przez prowadzących rzeczywistych scenariuszy sytuacji problemowych oraz wypracowywanie wariantowych strategii i sposobów postępowania kierownika projektu dla tych scenariuszy, a następnie ich szczegółowe omawianie (lub także symulowanie).
  2. Analizę dodatkowych sytuacji problemowych, wybranych podczas warsztatu spośród sytuacji dodatkowo zidentyfikowanych przez uczestników warsztatu albo przed warsztatem, albo też w jego trakcie.
  3. Ćwiczenia symulacyjne zachowania/komunikacji w wybranych sytuacjach problemowych w projektach.

Cele warsztatu

  • Zdobycie przez uczestników warsztatu
    • wiedzy i umiejętności identyfikacji, diagnozowania, analizowania trudnych, problemowych sytuacji występujących w projektach związanych z ludźmi: interesariuszami, członkami zespołu projektowego, kadrą kierowniczą, czy dalszymi współpracownikami oraz klientem
    • wiedzy i umiejętności dotyczących strategii podejścia oraz zarządzania trudnymi sytuacjami problemowymi
  • Przećwiczenie zdobytej wiedzy i umiejętności podczas analizy i „symulacji” rzeczywistych trudnych sytuacji projektowych dotyczących ludzi, ich interesów, postaw i emocji

Odbiorcy warsztatu

  • Kierownicy projektów różnego typu (wdrożeniowe, zmian organizacyjnych, wprowadzania nowych produktów i procesów, itp.)
  • Kierownicy zespołów projektowych w różnych projektach
  • Menedżerowie programów i dyrektorzy portfela projektów
  • Menedżerowie PMO

Ramowa agenda warsztatu

  1. Kontekst warsztatu – kierownik projektu w trudnych sytuacjach problemowych występujących w projektach związanych z ludźmi
  2. Zagadnienia metodyczne: Metoda analizy relacji, interesów, emocji (MARIE) w sytuacjach problemowych:
  • Identyfikacja i analiza sytuacji
  • Strategia rozwiązania dla zidentyfikowanej sytuacji
  • Kroki realizacji rozwiązania
  1. Analizy scenariuszowe przykładowych sytuacji problemowych występujących w projektach, dotyczących np.:
  • Mało realnych oczekiwań kluczowych interesariuszy
  • Niewystarczającego zaangażowania istotnego uczestnika projektu
  • Nadmiernych ambicji istotnego członka zespołu projektowego
  • Oporu klienta lub członków zespołu projektowego
  • Niespójnej komunikacji i zachowania klienta
  1. Analizy dodatkowych sytuacji problemowych, zgłoszonych przed lub podczas warsztatu przez jego uczestników
  2. Ćwiczenia symulacyjne zachowania/komunikacji w sytuacji problemowej w projekcie, dotyczące np.:
  • Komunikowania wariantów kontynuacji projektu w sytuacji zagrożenia jego celów
  • Trudnej emocjonalnie sytuacji
  • Dyskusji w sytuacji konfliktowej.
  1. Podsumowanie: najważniejsze praktyczne lekcje i wnioski

Organizacja warsztatu:

Czas trwania: 2 dni (2 razy po 8 godzin, w tym przerwa lunchowa oraz przerwy kawowe).

Lokalizacja: uzgodniona z Zamawiającym.

Liczba uczestników: maksymalnie 10 - 12 osób.

Znajdź nas na Facebooku!

 
Pliki cookie ułatwiają świadczenie naszych usług. Korzystając z naszych usług, zgadzasz się, że używamy plików cookie.
Ok