Prowadząc projekty wdrożeniowe systemów klasy ERP (czyli zintegrowanych systemów wspomagających zarządzanie firmą, takich jak SAP, czy MAX) oraz projekty usprawniające zarządzanie projektami w firmach (jak na przykład projekty budowania Biura Zarządzania Projektami (ang. PMO), czy wdrożenia metodyki zarządzania portfelem projektów i projektami) wielokrotnie zastanawiałem się, czy w stosowanych podejściach do zarządzania projektami czegoś jednak nie brakuje. Czegoś dotyczącego zarządzania ludzkimi aspektami projektu i to w odniesieniu do tych wszystkich, których projekt dotyka i wprowadza nowe procesy, metody pracy, narzędzia oraz stanowiska i odpowiedzialności.
Teraz coraz bardziej utwierdzam się w przekonaniu, że zarządzanie projektami (zwłaszcza projektami wywołującymi zmiany organizacyjne w firmach) powinno być „sparowane” z nową, choć tak naprawdę realizowaną w praktyce od pewnego czasu nową dziedziną wiedzy, jaką jest zarządzanie zmianą. To przekonanie zostało potwierdzone na ostatnim spotkaniu Mazowieckiej Grupy Regionalnej IPMA Polska, poświęconym właśnie zarządzaniu zmianą (http://www.ipma.pl/gr/mazowiecka-grupa-regionalna/aktualnosci/change-management-seminarium-tematyczne ).
Macie podobne odczucia? Chcielibyście wiedzieć coś więcej o przyszłej partnerce zarządzania projektami? To zapraszam do dalszej lektury.
Zarządzanie zmianą (dalej ZZ) to zarządzanie ludzkimi aspektami projektu, dla osiągnięcia celów biznesowych projektu. W ZZ chodzi o ustrukturyzowane i całościowe podejście do wdrażania zmian w „miękkiej” (ludzkiej) sferze różnych realizowanych w organizacjach projektów, a główne obszary, którymi się zajmuje to:
- Komunikacja
- Badanie gotowości do zmian
- Określanie i wybór liderów zmiany
- Zarządzanie oporem wobec zmiany
- Przygotowanie kadry do przeprowadzenia swoich zespołów przez zmianę.
Powiecie pewnie: to nic nowego, lub, że: niektórymi z tych zagadnień zajmujecie się w projekcie, przynajmniej od czasu do czasu. No tak: „prawie czyni wielką różnicę”. Bowiem czym innym jest sporadyczne uwzględnianie tych zagadnień w projekcie, a czym innym stosowanie metodycznego, całościowego podejścia do zmiany, w dodatku połączonego z zarządzaniem projektami.
Jedno z tych metodycznych podejść nazywa się ADKAR, od pierwszych liter 5-ciu kroków podejścia:
- Awareness (of the need for change): świadomość potrzeby zmiany
- Desire (to participate and support the change): chęć do zmiany
- Knowledge (on how to change): wiedza o tym, jak zmieniać
- Ability (to implement required skills and behaviors): zdolność wykorzystania umiejętności i wiedzy w praktyce
- Reinforcement (to sustain the change): wspieranie dokonanej zmiany.
Każdy z tych 5-ciu elementów zmiany może być oceniony w skali od 1 do 5 (najwyższa ocena), przy czym minimalna ocena elementu powinna wynosić 4. Patrząc na sekwencję ADKAR pierwszy element z lewej strony mający ocenę poniżej 4 wymaga działań naprawczych.
Wiodąca amerykańska firma zajmującą się ZZ – Prosci – stworzyła Trójkąt Oceny Projektu Zmiany (ang. Project Change Triangle), mierzący trzy kluczowe elementy zmiany:
- Zarządzanie projektem
- Zarządzanie zmianą
- Przywództwo w zmianie - funkcjonowanie sponsora w zmianie.
Jak widać trójkąt ten wymienia lidera zmiany, czyli aspekt przywództwa, jako trzeci, kluczowy element sukcesu projektu wprowadzającego zmianę.
Firma Prosci prowadzi też od 1997 roku międzynarodowe badania dotyczące kluczowych czynników sukcesu i porażki projektów zmian.
Istnieją także praktyczne metody (stosujące trzy kolory: czerwony, żółty i zielony) oceny kadry kierowniczej i zespołów pracowniczych pod kątem chęci i umiejętności przeprowadzenia zmiany. I jeśli po dokonaniu takiej oceny z uwzględnieniem struktury organizacyjnej firmy okazuje się, że i proponowany lider zmiany, jak i kluczowe zespoły pracowników oznaczeni są kolorem czerwonym, to natychmiast widać olbrzymie zagrożenie dla projektu i jego efektów biznesowych. Coraz częściej w strukturach dużych projektów, lub w strukturach firm pojawia się Change Management Office!
Jak widać w obszarze ZZ – tej wg mnie przyszłej partnerki zarządzania projektami - dzieje się naprawdę dużo. Powstało też światowe stowarzyszenie ACMP: Association of Change Management Professionals, a obecnie tworzą się oddziały w kolejnych krajach. Planowana jest też światowa certyfikacja z ZZ.
Jeśli więc chcecie wiedzieć więcej, to zajrzyjcie na stronę ACMP (http://www.acmpglobal.org/), a także na stronę Change Management Learning Center (http://www.change-management.com/). A przede wszystkim pamiętajcie, o – przedstawionym przez prowadzącego spotkanie MGR IPMA – „paradoksie płatka śniegu”: każdy człowiek jest – jak płatek śniegu – inny.
