Wyobraźmy sobie taką oto sytuację: jesteś kierownikiem projektu z dużym, lub co najmniej ze średnim doświadczeniem, stosujesz firmową metodykę zarządzania projektami lub wypracowane przez Ciebie dobre praktyki zarządzania projektem. Byłeś na szkoleniu PRINCE2® i uzyskałeś certyfikat Foundation lub Practitioner. Zastanawiasz się teraz, jak możesz efektywniej i sprawniej działać w roli kierownika projektu i … oddajesz się marzeniom.
Gdyby tak można było za pomocą jednego – no może kilku – kliknięcia myszką stworzyć strukturę podziału pracy, a następnie jednym – tak, tak: jednym – kliknięciem uzyskać diagram projektu. Gdyby można było – także za pomocą myszki – przypisywać wcześniej zdefiniowane zasoby do zadań projektowych, szybko wprowadzić oszacowania czasów trwania zadań i uzyskać harmonogram projektu w postaci wykresu Gantta. I gdyby jeszcze tak samo łatwo można było skonstruować budżet projektu, opisać jego ryzyka oraz działania podejmowane podczas zarządzania projektem. I na dodatek, gdyby wszystkie informacje o planie projektu można było uzyskiwać w różnych przekrojach i prezentować je w różnych widokach, także za pomocą jednego lub dwóch kliknięć.
Science fiction? Przecież nawet Bill Gates nie stworzył czegoś takiego! Ale to nie science fiction, wszystko to – i dużo więcej – naprawdę może zrobić kierownik projektu ułatwiając sobie swoją pracę. Potrzeba do tego tylko trzech elementów: wiedzy i dobrych praktyk z zarządzania projektami, metody budowania planu projektu oraz narzędzia informatycznego, czyli oprogramowania wspomagającego zarządzanie projektem.
Z pewnością masz już sporo wiedzy i na pewno wypracowałeś własne dobre praktyki zarządzania projektem. Na pewno jednak chciałbyś rozszerzyć tę wiedzę, poznać inne dobre praktyki oraz wymienić doświadczenia w gronie fachowców.
Element drugi to metoda budowania dobrego planu projektu. My stosujemy planowanie oparte na produktach (ang. Product-based planning). W swojej zasadniczej części obejmuje ono następujące kroki:
- Opisanie finalnego produktu projektu, który ma umożliwić osiągnięcie celów biznesowych projektu
- Zidentyfikowanie elementów składowych finalnego produktu projektu (czyli jego produktów cząstkowych) oraz stworzenie hierarchii tych produktów cząstkowych w postaci tzw. diagramu struktury produktów
- Określenie kolejności "wytwarzania" produktów projektu w postaci tzw. diagramu następstwa produktów
- Określenie zadań projektowych służących "wytworzeniu" poszczególnych produktów i stworzenie diagramu projektu obejmującego zadania wykonywane w projekcie
- Zdefiniowanie i opisanie zasobów niezbędnych w projekcie oraz ich przypisanie do zadań projektowych, a następie stworzenie harmonogramu projektu w postaci wykresu Gantta
W/w wyniki planowania opartego na produktach uzupełniamy o następujące składniki planu:
- Budżet projektu
- Rejestr ryzyk i rejestr zagadnień oraz rejestr jakości
- Dziennik projektu i dziennik doświadczeń
- Plan komunikacji (jeśli zachodzi taka potrzeba)
I wreszcie trzeci element: oprogramowanie wspomagające kierownika projektu. My stosujemy system polski produkt P2Ware Planner Suite. To właśnie P2Ware Planner umożliwia realizację tych wszystkich funkcji, o których pisałem na początku tekstu i … dużo więcej. Tylko że po ściągnięciu 30-dniowej wersji P2Ware Planner szybko przekonacie się, że choć system naprawdę dużo może, to wymaga w pierwszej kolejności wypracowania własnego podejścia do jego praktycznego wykorzystania. Zanim więc zaczniecie korzystać z jego możliwości trzeba spędzić trochę czasu na jego poznanie i przygotowanie do pracy.
Zaintrygowało Was nasze podejście? Chcielibyście efektywniej i sprawniej działać w roli kierownika projektu i wspomagać się takim narzędziem informatycznym? I pewnie chcielibyście szybko i sprawie zdobyć wiedzę na temat trzech przedstawionych elementów: wiedzy i dobrych praktyk z zarządzania projektami, metody budowania planu projektu oraz wykorzystania narzędzia informatycznego (oprogramowania P2Ware Planner) do wspomagania zarządzania projektem. Nic prostszego: zapraszamy na nasze nowe szkolenie "Praktyka zarządzania projektem z wykorzystaniem narzędzia informatycznego". Omawiamy na nim zarówno opisane tutaj podejście do planowania projektu z wykorzystaniem P2Ware Planner, jak i nasze metody monitorowania projektu.
