Dashboard’y menedżerskie

Kontynuujemy temat Flow Management @ Scale. W pierwszym tekście przedstawiliśmy pierwszy element tj. hierarchię powiązanych celów, rezultatów oraz prac firmy.

Drugim elementem umożliwiającym skuteczne i efektywne zarządzanie całością prac w firmie, czyli zarządzanie Flow of Work @ Scale są dashboardy menedżerskie. Wykorzystują one informacje zawarte w hierarchicznym systemie zarządzania pracą w firmie opisanym powyżej.  Ułatwiają kadrze zarządzającej systemowe zarządzanie firmą: od celów strategicznych i związanych z nimi rezultatów, poprzez cele projektowe i/lub produktowe, jak i związane z nimi rezultaty, aż do poziomu zadań operacyjnych, czy to projektowych, czy zadań w procesach biznesowych. Przykład takiego dashboardu przedstawiony jest na Ekranie 3.

Ekran 3 Inicjatywy i rezultaty

Prezentuje on aktualny (na daną chwilę) przegląd sytuacji najważniejszych celów (mających w Kanbanize formę inicjatyw) i kluczowych rezultatów (aktualnych wyników) firmy oraz ich prognozy, a także stan zaawansowania tych inicjatyw, projektów oraz ich części składowych, tj. pakietów prac oraz zadań.

Przecież wszystkie projekty, produkty czy działania operacyjne realizowane w firmie muszą służyć zdefiniowanym wcześniej celom firmy i celom poszczególnych obszarów biznesowych. Dla skutecznego zarządzania firmą lub obszarem mniej istotny jest stan zaawansowania prac, zadań czy projektów. Istotniejszy jest stan realizacji: celów oraz ich kluczowych rezultatów oraz prognozy pokazujące szanse osiągnięcia zarówno zaplanowanych celów, jak i kluczowych rezultatów. A także to czy osiągnięcie tych celów i kluczowych rezultatów jest zagrożone oraz w jakim stopniu.

Te potrzebne do zarządzania informacje pokazują wykresy kołowe. Ten z lewej dotyczy celów, a ten z prawej rezultatów. Widać na nich zarówno jaka część celów – te ciemno zielone – jest realizowana zgodnie z założeniami, jakie zostały osiągnięte (fioletowe), a także osiągnięcie których obarczone jest dużym ryzykiem (te czerwone).

Natomiast zestawienie tabelaryczne, w czerwonej ramce poniżej wykresów kołowych zawiera informacje zarówno o poszczególnych najważniejszych celach (inicjatywach), takie, jak:

• Stan osiągnięcia rezultatów celu
• Prognoza osiągnięcia rezultatów
• Postęp prac
• Termin osiągnięcia rezultatu

jak i pełnej hierarchii elementów składowych tego celu. Jest ona pokazana na Ekranie 4.

Ekran 4 Szczegółowe rozwinięcie inicjatyw i osiągnięć

Niezwykle istotna z punktu widzenia zarządzania celami jest znajomość skuteczności realizacji prac, a więc odróżnienie stanu osiągnięcia celu i rezultatu bądź rezultatów od stanu zaawansowania zadań. Może się bowiem zdarzyć, że planowane zadania lub epiki zostaną wykonane, więc stan ich zaawansowania będzie 100%, lecz nie doprowadzą one do uzyskania planowanych rezultatów. Może się również zdarzyć odwrotna sytuacja, tj. wykonanie tylko jednego lub kilku z planowanych zadań co doprowadzi do uzyskania planowanych rezultatów. Każda z tych sytuacji wymaga analizy i prowadzić będzie do praktycznych wniosków dotyczących zarówno realizacji celów i rezultatów, jak i efektywności realizowanych zadań. A właśnie dashboard menedżerski pokazuje takie informacje umożliwiając prowadzenie tych analiz.

Przedstawione powyżej podejście dotyczy poziomu całej firmy, jest więc szczególnie przydatne dla jej zarządu. Kanbanize 10 daje także możliwość zbudowania hubów informacyjnych dla konkretnych, pojedynczych celów lub dla konkretnych procesów. Jest to przydatne dla menedżerów obszarów biznesowych, działów, produktów lub projektów.

Praktyczne wykorzystanie opisanych funkcjonalności

My, autorzy tekstu – współpracujący ze sobą Solution Partnerzy Kanbanize – wykorzystujemy opisane w tekście funkcjonalności do rozwoju naszego biznesu w ramach współpracy z firmą Kanbanize.

W naszej tablicy mamy zdefiniowane zarówno cele roczne (2023), jak i cele na poszczególne kwartały bieżącego roku. Cele te – zgodnie z metodą OKR – składają się z Osiągnięć oraz Kluczowych Rezultatów (KR-ów). Ponadto zdefiniowaliśmy inicjatywy i zadania służące uzyskaniu tych KR-ów i Osiągnięć. W platformie Kanbanize na bieżąco aktualizujemy stan realizowanych przez nas elementarnych prac (zadań), dzięki czemu automatycznie uzyskujemy informacje o stanie zaawansowania naszych inicjatyw. Okresowo aktualizujemy także stan KR-ów.

Po pojawieniu się Kanbanize 10 stworzyliśmy także opisany w tekście dashboard menedżerski, w którym jednym „rzutem oka” widzimy stan realizacji naszych celów i ich rezultatów, jak i stan realizacji naszych projektów, epików i zadań. Widzimy, które cele i KR-y osiągnęliśmy oraz jakie są prognozy, a także zagrożenia ich osiągnięcia.

My więc stosujemy Flow Management @ Scale na skalę naszego – niewielkiego w porównaniu z dużą firmą - biznesu. W ten sam sposób duża firma może zarządzać swoją działalnością na naprawdę wielką skalę.

Chcesz zobaczyć, jak w Twjej firmie/Twoim zespole Flow Management @ Scale może pomóc w skutecznym zarządzaniu i efektywnej pracy?

Skontaktuj się z nami.

Jerzy Stawicki

Dariusz Ciechan

Jest to rozszerzona wersja tekstu, jaki ukaże się w magazynie Strefa PMI nr 41.