Jedna z moich ulubionych metryk Flow Management to przepustowość (ang. throughput), czyli inaczej tempo dostarczania - liczba prac (zadań) ukończonych w określonym odcinku czasu.

Opowieść o przepustowości zacznę oczywiście od odpowiedzi na pytanie: a po co ta metryka? Jak i do czego i kto może wykorzystać liczbę prac (zadań) ukończonych w określonym odcinku czasu w praktyce projektowej.

W zarządzaniu projektem, produktem, a także w zarządzaniu procesami biznesowymi  bardzo ważne jest znalezienie wiarygodnych odpowiedzi na pytania:

• Jakie jest tempo pracy zespołu?
• Ile zespół może zrobić w określonym czasie, np. w iteracji (sprincie) lub w ciągu tygodnia?
• Na kiedy projekt lub moduł (składający się z pojedynczych prac) będzie zrobiony ?

Przepustowość umożliwia znalezienie odpowiedzi na te pytania, a co ważniejsze odpowiedzi wiarygodniejszej niż odpowiedź dostarczana tradycyjnymi metodami zwinnymi (szacowanie zadań w punktach + prędkość zespołu). O tym jakie są słabości tego tradycyjnego podejścia i dlaczego warto – jako jednostkę – stosować „sztuki” prac przeczytacie w tekście Czy wielkość zadania ma znaczenie?.

A jeśli odpowiedź na powyższe pytania jest wiarygodna, to uzyskujemy „przedmiot pożądania” każdego klienta i menedżera, czyli przewidywalność dostarczania produktu, modułu, czy usługi. A ta przewidywalność dostarczania rodzi z kolei: zaufanie, zadowolenie klienta, jak  i zespołu realizującego produkt oraz chęć i możliwość doskonalenia pracy. Widać więc, że „gra” o przewidywalność „warta jest świeczki”.

Dla kogo przepustowość?

W  świetle powyższego akapitu odpowiedź  na pytanie: kto (jaka rola projektowa/produktowa) jest zainteresowany wiarygodną odpowiedzią na powyższe pytania jest bardzo prosta: wszyscy, dokładnie wszyscy. Czyli zarówno klient – odbiorca produktu lub usługi, jak i różne role/osoby po stronie dostawcy – wytwórcy produktu.

Zacznijmy od klienta. Wiarygodna informacja od dostawcy na temat terminu dostarczenia produktu i/lub terminu realizacji projektu to podstawa relacji biznesowych między stronami. Buduje ona zaufanie, ułatwia różne ustalenia no i eliminuje „deadline’y”, czyli terminy dostarczenia produktu ustalane często arbitralnie przez klienta właśnie na skutek braku zaufania do dostawcy, wynikającego z wcześniejszego niedotrzymywania przez niego obiecanych terminów dostawy produktu.

Po stronie dostawcy wszystkie role są zainteresowane wiarygodną odpowiedzią na powyższe pytania. To oczywiście zespół projektowy (zespół realizacyjny), gdyż przepustowość umożliwia mu dokonywanie wiarygodnych zobowiązań dotyczących terminu realizacji pracy za która odpowiada.  Przepustowość to także jedna z metryk, jaką zespół będzie wykorzystywał podczas retrospektyw. Ponadto przepustowość historyczna pozwala na znaczne skrócenie lub wręcz eliminację procesu szacowania, które przy stosowaniu tradycyjnych metod zwinnych zajmuje wiele czasu i – co ważniejsze - jest mało wiarygodne.

To oczywiście kadra zarządzająca: kierownik projektu, właściciel produktu (Product Owner) oraz menedżer zespołu. Bo wiarygodne informacje o przepustowości zespołu lub zespołów ułatwiają planowanie prac – odpowiednio projektu, produktu oaz zespołu. Ułatwiają zarządzanie i monitorowanie, podejmowanie decyzji oraz przeprowadzenie analizy „what-if”. Eliminują lub ograniczają także marnotrawstwo związane z niepotrzebnym nadzorowaniem, raportowaniem i kontrolą.

To także menedżer portfela projektów i/lub menedżer PMO odpowiadający za dostarczenie wartości zarówno klientowi zewnętrznemu, jak i wewnętrznemu wynikających z ukończenia projektów lub ich etapów, dostarczenia produktów lub ich modułów. Wiarygodna informacja o terminie realizacji dostarczona przed uruchomieniem projektu/produktu lub ich etapów/modułów ułatwia podejmowanie decyzji o uruchomieniu, a dostarczona w trakcie realizacji lub na koniec etapu/modułu pozwala podjąć decyzję o kontynuacji lub wstrzymaniu prac i uruchomieniu innych projektów/produktów.

To teraz odpowiedź na pytanie: a jak obliczyć przepustowość? Bardzo prosto. Ręcznie z pomocą fizycznej tablicy Kanban  po prostu zliczyć prace (np. historyjki) ukończone w przyjętym okresie czasu, np. dniu lub 5-dniowej iteracji i wstawić do arkusza obliczeniowego, który stworzy odpowiedni wykres. W przypadku niektórych narzędzi informatycznych (np. platforma Businessmap - dawniej Kanbanize) przepustowość zostanie policzona automatycznie i także przedstawiona na odpowiednim wykresie.

A jakie są te wykresy wizualizujące przepustowość? To przykładowo dwa wykresy dostępne na platformie Businessmap:

• Histogram przepustowości
• Wykres punktowy (ang. run chart) przepustowości

Jest jeszcze jeden wykres, który także pokazuje przepustowość w kontekście dwóch innych parametrów Flow, tj. średniego poziomu prac w toku (WIP) oraz średniego czasu realizacji (cycle time). To skumulowany diagram przepływu (ang. CFD  Cumulative Flow Diagram) pokazujący przebieg procesu w czasie z uwzględnienie poziomu prac w toku (WIP) oraz czasu realizacji prac (ang. lead time). Przepustowość - czyli tempo dostarczania - na tym wykresie to po prostu nachylenie ostatniej - wysuniętej najbardziej na prawo - linii.

Wiemy już, że przepustowość umożliwia znalezienie odpowiedzi na kluczowe pytania, wymienione na początku tekstu. Teraz uszczegółowienie odpowiedzi, czyli lista zastosowań przepustowości:

• Krótko terminowe prognozy, na podstawie danych historycznych – percentyli przepustowości, np. 85% lub 90% czyli odpowiedź na pytanie ile prac (historyjek) zespół może ukończyć w następnej iteracji lub w ciągu następnych dwóch tygodni

oraz wizualizacja tych krótkoterminowych prognoz w formie tzw. prognozowania kroczącego (ang. rolling wave forecasting)

• Określenie poziomu zasilania systemu pracy równemu przepustowości, czyli wyjściu z systemu
• Analiza hipotez stawianych podczas eksperymentu usprawniającego prace, poprzez obserwację i analizę poziomu przepustowości po wprowadzeniu zmiany
• Długoterminowe szacunkowe prognozy (tzw. back of envelope), czyli odpowiedzi na pytania:
  • Ile czasu zajmie zrobienie zbioru prac, np. projektu
  • Kiedy zostanie ukończony zbiór prac, np. projekt
• Prognozowanie probabilistyczne z wykorzystaniem symulacji Monte Carlo, dostarczające odpowiedzi na w/w pytania

Sądzę, że przeczytawszy ten tekst wiesz już dlaczego przepustowość, czyli inaczej tempo dostarczania - liczba prac (zadań) ukończonych w określonym odcinku czasu to jedna z moich ulubionych metryk Flow Management. Liczę więc, że będzie ona przydatna także w Twoim kontekście biznesowym, bez względu na to, jaką rolę pełnisz w firmie.