Pierwszą część artykułu skończyliśmy pytaniem "Jak więc cele (O + KR-y) określone przez zespół/dział będą realizowane i jak będzie wyglądało zarządzanie nimi?" Poniżej znajdziecie odpowiedź.

Realizacja celów na poziomie zespołów związana jest z wykonaniem różnych zadań (czyli akcji w terminologii metody OKR) lub zbioru zadań, czyli większych inicjatyw (projektów). Do zarządzania nimi służy tablica Kanban’owa działu/zespołu pokazująca stan zaawansowania poszczególnych działań i/lub inicjatyw (projektów).

Przykład takiej tablicy dla Działu Rozwoju przedstawia ekran 4.

Ekran 4: Tablica Działu Rozwoju

Warto zasygnalizować w tym miejscu następujące ważne punkty:

• Zrealizowanie działania/działań lub projektu prowadzi do uzyskania Kluczowego Rezultatu jest tylko hipotezą. Może się więc zdarzyć, że zespół wykona przewidziane działania (status zadania/projektu: DONE), lecz niestety nie uzyska odpowiedniego poziomu miary KR-u. Może się również zdarzyć odwrotna sytuacja, tj. wykonanie tylko jednego z planowanych kilku działań może doprowadzić do pożądanego poziomu miary KR-u. Każda z tych sytuacji wymaga analizy i prowadzić będzie do inspirujących wniosków i lekcji na przyszłość.
• W sytuacji, gdy dział będzie składał się z wielu zespołów opisany powyżej mechanizm dekompozycji i synchronizacji celów można zastosować dla tych zespołów, czyli dodatkowych poziomów zarządzania.

Nasze praktyczne doświadczenia ze stosowania platformy Businessmap do połączenia strategii firmy z realizacją codziennych zadań pokazują, że:

• Kanban znacznie zwiększa szanse osiągnięcia ustalonych celów, gdyż umożliwiając efektywną i skuteczną realizację poszczególnych zadań oraz projektów.
• Metoda OKR jest prostym i ”lekkim” podejściem skierowania firmy lub organizacji w stronę rezultatów biznesowych, a nie tylko wytwarzania produktów.
• Kadencje, czyli spotkania proponowane w Kanban w bardzo przyjazny i efektywny sposób realizują OKR-owy mechanizm regularnego, krótko i średniookresowego przeglądania stanu celów, w odniesieniu do ich kluczowych rezultatów oraz aktualizacji ich miar.
• Metryki przepływu w Kanban dostarczają informacje o stabilności procesów, co jest dodatkowym wskaźnikiem pokazującym, czy zadania zostaną wykonane, a więc także czy mamy szanse na osiągnięcie zdefiniowanych celów.

Podsumowanie

Dzięki połączeniu w ramach systemu Businessmap zwinnej metody zarządzania celami (OKR) z zasadami i praktykami Flow Management, obejmującego Lean, Kanban, TOC i elementy psychologii przepływu (prace profesora Mihaly Csikszentmihalyi) można stworzyć holistyczny system zarządzania organizacją. Ma on jako punkt wyjścia cele strategiczne, zdekomponowane na cele krótszych okresów, do poziomu celów kwartalnych i obejmuje zarówno działania „rozwojowe”, związane z OKR-ami, zmieniające firmę, jej produkty i metody pracy, jak i bieżące projekty oraz bieżące procesy i zadania, czyli tzw. business-as-usual.

System taki umożliwia efektywne powiązanie strategii z realizacją na poziomie zespołów, synchronizację celów firmy zarówno „w pionie” (czyli między poszczególnymi poziomami zarządzania), jak i „w poziomie” (między poszczególnymi działaniami i/lub zespołami).  Umożliwia także – co jest szczególnie istotne w sytuacji wzrastającego znaczenia knowlegde work - zaangażowanie pracowników w realizację strategii firmy oraz wykorzystanie ich inicjatywy i kreatywności.

Tym samym wspiera zbudowanie organizacji na miarę wyzwań połowy 21-ego wieku. Następne artykuły mówiące o tym jak uzyskać efektywne i skuteczne zarządzanie organizacją, projektami i zespołami dzięki zastosowania praktyk Flow Managementu w kolejnych numerach Strefy PMI.

Cały artykuł autorstwa Jerzego Stawickiego i Dariusza Ciechana zamieszczony został w nr.39/2022 Strefy PMI.