Powrót do przeszłości: kanban reaktywacja

Chyba większość z nas doświadczyła w świecie projektowym takich problemów, jak rozpoczynanie wielu projektów i zadań oraz ich niekończenie w planowanym czasie, długie cykle realizacji, brak elastyczności wobec zmieniających się wymagań klientów, czy brak sprawnych mechanizmów doskonalenia firmy, procesów, czy projektów. Z drugiej strony obecne warunki biznesowe, z dużą złożonością, niepewnością i zmiennością wymagają coraz większej zwinności biznesowej (business agility) i ciągłego doskonalenia. Jeden z kierunków odpowiedzi na te wyzwania i problemy to podejście Kanban.

Od kilku lat Kanban jako metoda usprawniania i metoda realizacji zadań i projektów zdobywa popularność w obszarze IT. Wydawać by się mogło, że to „wynalazek” ostatnich lat. Dla mnie jest to jednak powrót do przeszłości. Pamiętam bowiem wdrożenie systemu ERP w latach 90-tych, a więc blisko 20 lat temu, w zakładach produkcyjnych dużego koncernu, gdzie do zarządzania przepływem produkcji stosowaliśmy właśnie kanban. Kanban to system fizycznych kart wykorzystywanych w Toyota Production System (TPS) do zarządzania produkcją z wykorzystaniem zasady „pull”. Obecnie zarówno idea systemu „pull”, jak i same karty kanban znajdują zastosowanie w agile-owym wytwarzaniu oprogramowania, jak i agile-owym zarządzaniu pracami i projektami.

Kanban

Kanban ma 2 podstawowe znaczenia. Pierwsze to: tablica z kartami reprezentującymi zadania do wykonania. Drugie znaczenie - jako Metoda Kanban – to metoda zarządzania zmianami, precyzyjniej: metoda usprawniania procesu i/lub organizacji. Nie jest to natomiast cykl życia lub proces wytwarzania oprogramowania lub zarządzania projektem. W praktyce Kanban to także metoda realizacji zbioru zadań i/lub prac projektowych, więc bardzo często utożsamiany jest  ze zbiorem reguł, czy zasad działania. Zanim jednak przedstawię te zasady koniecznie muszę powiedzieć o tzw. pryncypiach Metody Kanban, stanowiących „filozoficzną” podstawę tego podejścia.

Pryncypia Metody Kanban to:

• Zacznij z tym co masz
• Respektuj obecną sytuację
• Zgoda na ciągłe ewolucyjne zmiany
• Wsparcie przywództwa (ang. leadership) na wszystkich poziomach organizacji.

Natomiast zasady Metody Kanban-a to:

• Wizualizacja różnych elementów procesu na tablicy Kanban
• Limit (Ograniczenie) prac w toku (WIP: Work In Progress)
• Zarządzanie przepływem (ang. flow)
• Jasne i jednoznaczne reguły
• Wprowadzenie pętli zwrotnej (ang. feedback)
• Wspólne usprawnianie i ciągła ewolucja.

Co powyższe pryncypia i zasady oznaczają w praktyce? Przede wszystkim to, że Kanban jest ewolucyjną metodą usprawniania i wprowadzania zmian i to, że punktem startowym jest odwzorowanie aktualnego procesu, a nie wymyślanie jakiegoś rozwiązania docelowego (czyli stanu „to-be”). Także, to że zmiana i usprawnianie jest procesem ciągłym, trudno więc mówić o „zakończeniu wdrożenia” Kanban.

Spośród wcześniej wymienionych zasad najważniejsze są dwie:

• wizualizacja, czyli po prostu pokazywanie, w możliwie prostej i zrozumiałej dla wszystkich formie, maksymalnie wielu informacji o stanie realizacji zbioru zadań
• ograniczenie prac w toku, czyli określenie ile zadań (tj. właśnie prac w toku - WIP) może być maksymalnie realizowanych na danym etapie procesu. Stosowanie limitów WIP oznacza w praktyce bilansowanie możliwości realizacyjnych wykonawców z napływającym strumieniem zadań (zleceń).

Kanban w działaniu

Jak więc działa system Kanban, jak realizowana jest zasada „pull” i co z ich stosowania wynika zarówno dla opisanych wcześniej problemów biznesowych, jak i dla pracowników i zespołów pracujących wg tej metody oraz dla menedżerów?

O tym opowiem w kolejnym odcinku kanbanowej opowieści – już za tydzień.