Całkiem niedawno – więc jeszcze można znaleźć ją i w księgarniach i w Internecie – Znak wydał rewelacyjną książkę o dokonywaniu zmian organizacyjnych: "Pstryk" braci Heath (Chip i Dan). Książka dla wszystkich zajmujących się zmianami organizacyjnymi w firmach, w tym także osób zajmujących się zarządzaniem projektami.
Przecież projekt to nic innego jak wprowadzenie zmiany organizacyjnej. A co dopiero zbudowanie w organizacji Project Management Office (Biura projektów), czy też zbudowanie całego systemu zarządzania projektami, obejmującego prócz zarządzania projektami, także zarządzanie programami oraz zarządzanie portfelem projektów. Z pewnością każdy specjalista zajmujący się tymi zagadnieniami borykał się z wprowadzeniem zmian/zmiany w swojej organizacji. Czy macie też takie doświadczenia? I szukacie pomysłu na skuteczne wprowadzenie zmiany?
Lektura i późniejsze zastosowanie w praktyce proponowanego przez braci Heath podejścia z pewnością okaże się niezwykle pomocna. Sam zresztą zacząłem je stosować w swoich projektach doradczych związanych z zarządzaniem projektami. Na czym więc polega to proponowane podejście i co jest jego podstawą?
Punktem wyjścia zaproponowanego podejścia są wyniki badań psychologów. Odkryli oni bowiem, że każdy z nas ma w mózgu dwa niezależne mechanizmy. Jeden to nasz "stary znajomy": system racjonalny, rozum, który "roztrząsa, analizuje i spogląda w przyszłość". Drugi zaś to nasz system emocjonalny: część, która kieruje się instynktem, odczuwa przyjemność i ból. Już zresztą Platon pisał, że mamy w głowie racjonalnego woźnicę rydwanu, który zmuszony jest poskramiać narowistego konia. Bracia Heath wykorzystują – dla zobrazowania tych aspektów naszego mózgu – metaforę sformułowaną przez profesora Jonathana Haidta z Uniwersytetu Wirginia. Otóż wg Haidta nasze emocje są słoniem, a rozum jeźdźcem. Wydaje się, że to jeździec – nasz rozum – sprawuje kontrolę nad kierunkiem i tempem jazdy. Nic podobnego: w starciu słonia i jeźdźca zdecydowaną przewagę ma ten pierwszy. Sądzę, że po chwili zastanowienia się przyznamy rację profesorowi Haidtowi. Czyż każdy z nas nie doświadczał wielokrotnie sytuacji, gdy rozum wskazywał jedno, a emocje wybierały drugie?
Stąd już tylko krok do zmian organizacyjnych i zmian związanych z projektami, czy też biurem projektów oraz systemem zarządzania projektami. Sam rozum i racjonalne argumenty to za mało dla skutecznego wprowadzenia zmiany. Konieczne jest także odwołanie się do emocji, uczuć i serca. Ba! Ale jak to zrobić i jak podejść do wprowadzania zmian, uwzględniając zarówno jeźdźca, jak i słonia?
Autorzy książki "Pstryk" proponują następujące podejście:
Krok 1-szy: wskaż kierunek jeźdźcowi. Jeździec, w praktyce racjonalna część osób zaangażowanych lub podlegających zmianie, powinien dostać jasne wskazówki co należy zrobić. Autorzy twierdzą bowiem, że "coś, co wygląda jak opór, często jest brakiem pewności"
Krok 2-gi: zmotywuj słonia! Gdy jeździec zna kierunek zmian, konieczne jest przekonanie słonia, czyli zaangażowanie emocjonalnego aspektu naszego umysłu. Słonia nie da się zmusić do współpracy! Czy próbowaliście kiedyś skierować na właściwą – wg Was – ścieżkę osła, przecież dużo mniejszego od słonia?
Krok 3-ci: wyrównaj ścieżkę. W tym kroku warto przyjrzeć się otoczeniu, sytuacji, w jakiej dokonywana jest zmiana. I nie tylko przyjrzeć się, lecz przede wszystkim usprawnić, zmodyfikować tak, by łatwiej było "wędrować" słoniowi z jeźdźcem na grzbiecie.
Proste? Tak tylko się wydaje. Na każdym z tych kroków trzeba dobrze znać i jeźdźca i słonia. Znać i rozumieć ich motywacje, lęki, słabe i silne strony. Konieczna jest wiec naprawdę niezła znajomość natury ludzkiej, w szczególności naszych emocji. Przydadzą się także szczegółowe techniki, możliwe do zastosowania w każdym z tych kroków, jak na przykład "zmniejsz zmianę", czy "wzmocnij ludzi". Nie będę tu o nich opowiadał. Znajdziecie je w książce, obok wielu przykładów fascynujących badań mózgu prowadzonych przez współczesną psychologię.
Kierowniku projektu masz nowe zadanie. Dla powodzenia projektu, lub sukcesu wprowadzanych zmian organizacyjnych musisz, po prostu musisz poznać i swojego jeźdźca i swojego słonia, a także jeźdźców i słonie innych osób zaangażowanych w zmianę. Zapewniam, że będzie to fascynująca wędrówka.
