W grudniu 2011 nakładem gliwickiego wydawnictwa Helion ukazała się książka "PMO - Praktyka zarządzania projektami i portfelem projektów w organizacji", której autorami są moi znajomi Seweryn Spałek i Maciej Bodych. Jest to pierwsza pozycja w języku polskim, mająca przybliżyć osobom zajmującym się zarządzaniem projektami temat biura zarządzania projektami (ang. PMO – Project management Office) oraz mocno z nim związany drugi temat, jakim jest zarządzanie portfelem projektów.
Zarządzanie projektami dziś to zupełnie inna dyscyplina wiedzy i inna praktyka niż jeszcze kilka lat temu. Podstawowa zmiana związana jest z jednej strony z upowszechnieniem zasad zarządzania projektem, z drugiej zaś z coraz większym znaczeniem biznesowym zbioru projektów realizowanych w firmie, w więc zarządzania projektami w środowisku wieloprojektowym. Współczesny project management to nie tylko zarządzanie jednym projektem i odpowiedzialność kierownika projektu oraz zespołu projektowego. Tak naprawdę to cały system zarządzania obejmujący i kadrę kierowniczą najwyższego szczebla wyznaczającą cele biznesowe i dbającą o zgodność projektów ze strategią firmy; kadrę średniego szczebla – kierowników jednostek funkcjonalnych, zarządzających zasobami; oraz pracowników, realizujących zarówno swoje działania typu "business as usual", jak i działania projektowe. To także powszechna świadomość i znajomość zasad zarządzania projektami, stosowanie jednolitego podejścia i wspólnego języka w tej dziedzinie oraz systemy motywacyjne uwzględniające zadania projektowe. To wreszcie takie zagadnienia jak: ciągłe doskonalenie zarządzania projektami, ocena poziomu dojrzałości w zarzadzaniu projektami, czy zarządzanie portfelem projektów i zarządzanie programem.
Niestety w polskiej praktyce ciągle jeszcze przeważa (choć, oczywiście sytuacja zmienia się z roku na rok) tradycyjne rozumienie i praktykowanie project managementu. Stad też wszelkie działania pokazujące, promujące i wyjaśniające nowoczesny project management zasługują na uznanie. Jednym z tych działań jest publikacja – po raz pierwszy przez rodzimych autorów – książki poświęconej niektórym zagadnieniom tego nowoczesnego project managementu.
Książka podzielona jest na pięć rozdziałów: Efektywne zarządzanie projektami w organizacji, praktyczne aspekty wdrożenia metodyki zarządzania projektami, wdrażanie i funkcjonowanie biura projektów (PMO), raportowanie statusu projektów i monitoring projektów oraz zarządzanie portfelem projektów i ich priorytetyzacja. Widać więc – z takiego spisu treści – że autorzy spróbowali ogarnąć przynajmniej niektóre z – wymienionych przeze mniej powyżej - zagadnień współczesnego zarządzania projektami. Jednak – co także wynika ze spisu treści – a co potwierdza lektura kolejnych rozdziałów jest to raczej zbiór odrębnych tekstów (stanowiących kolejne rozdziały książki) dwóch autorów, a nie spójna prezentacja, w praktyce bardzo ze sobą powiązanych zagadnień. Niektóre z tych rozdziałów czyta się naprawdę dobrze, gdyż pokazują one zarówno aspekty teoretyczne jak i praktyczne. Brakuje jednak całościowego spojrzenia tego współczesnego project managementu. Rozdział 1-szy, który mógłby pełnić taką rolę, napisany jest bardzo pobieżnie i nie daje takiego pełnego obrazu. Moim zdaniem także dobór tematów (czyli rozdziałów książki) rodzi następujące pytania. Dlaczego nie ma w książce rozdziału wyjaśniającego czym naprawdę jest i czym zajmuje się biuro projektów (ang. Project Management Office), a jest rozdział o wdrażaniu takiego biura? Dlaczego spośród wielu zagadnień jakimi zajmuje się biuro projektów przedstawiono szczegółowo tylko temat wdrażania metodyki zarządzania projektami?
Co więc można znaleźć w książce? Przede wszystkim rozdział dotyczący zarządzania portfelem projektów, gdzie znaleźć można zarówno informacje podstawowe, w tym "po co nam zarządzanie portfelem projektów", oraz omówienie istoty portfela projektów, jak i opis procesu zarządzania portfelem projektów, bazujący na standardzie Project Management Institute (The Standard for Portfolio Management, 2nd Edition, PMI Inc. 2008). Interesujące są też opisy praktycznych doświadczeń autora w tym obszarze. Przy opisie procesu ZPP przydałoby się zwrócenie uwagi na powiązanie tego procesu z planowaniem strategicznym w firmie oraz – choćby krótkie – wskazanie, że główne problemy – zarówno na poziomie teorii, jak i praktyki ZPP – związane są z operacyjnym zarządzaniem portfelem, czyli z działaniami i decyzjami dotyczącymi poszczególnych projektów i zasobów.
Bardzo interesujący i dobrze napisany jest też rozdział "Praktyczne aspekty wdrożenia metodyki zarządzania projektami". Cenne jest zwrócenie uwagi przez autora na fakt, że metodyka może przyjmować różne formy, od listy kontrolnej, poprzez fazy cyklu życia projektu, aż do szczegółowych instrukcji, szablonów i narzędzi. Bardzo pomocne jest też przedstawienie w 18-tu krokach przykładowego scenariusza wdrożenia metodyki, a także opisy praktycznych doświadczeń autora w tym obszarze. Sporo praktycznych uwag i doświadczeń autora znaleźć można także w rozdziale poświęconym raportowaniu statusu i monitoringu projektów.
I jeszcze jedna uwaga. W tego typu publikacji, będącej swego rodzaju wprowadzaniem do zagadnień biura projektów i ZPP, aż prosi się by umieścić zarówno wykaz literatury, jak i stron internetowych, gdzie czytelnik mógłby znaleźć dalsze informacje i pogłębić swoją wiedzę. Niestety – tu uwaga raczej pod adresem wydawnictwa – w książce nie ma ani wykazu literatury, ani wykazu stron internetowych. Jeżeli interesujecie się zagadnieniami zarządzania projektami, PMO, zarządzania programem projektów oraz dojrzałości projektowej organizacji to polecam również książkę "Strategiczne zarządzanie projektami" wydawnictwa Bizarre.
Czy więc warto sięgnąć po książkę "PMO - Praktyka zarządzania projektami i portfelem projektów w organizacji"? Moim zdaniem: warto. Zwłaszcza czytelnicy rozpoczynający przygodę z PMO i ZPP znajdą w niej sporą dawkę wiedzy, jak i doświadczeń praktycznych z tych obszarów. Także doświadczeni menedżerowie i project managerowie znajdą w niej spostrzeżenia i uwagi zmuszające do refleksji i dalszych przemyśleń.
Warto też pomyśleć o drugim, rozszerzonym i zmodyfikowanym wydaniu tej książki, takim, które mogłoby się stać prawdziwym kompendium wiedzy i praktycznych doświadczeń w obszarze PMO i ZPP.
