Zarządzanie projektami to nie tylko zarządzanie pojedynczym projektem, programem, czy portfelem projektów. Coraz częściej w ramach szeroko rozumianego zarządzania projektami prowadzona jest transformacja całej organizacji, której celem jest uzyskanie korzyści biznesowych poprzez wprowadzenie profesjonalnego zarządzania projektami, np. elementów podejść zwinnych, czyli Agile. Taki projekt transformacji jest zwykle bardzo interesujący, ale też niezwykle niebezpieczny. Jest on jak chodzenie po polu minowym: można naprawdę łatwo … wylecieć w powietrze.
Jesteście agentem zmiany - osobą prowadzącą projekt transformacji w swojej firmie? Coachem-konsultantem wspierającego transformację? Chcielibyście ominąć miny i przeżyć taki projekt? To zapraszam do lektury felietonu – jako żyjący saper, choć „po przejściach” pokażę Wam kilka najważniejszych – moim zdaniem - min.
Na początek sentencja Yogi Berra: „in theory, theory and practice are the same. In practice, they are not”. Transformacja w teorii wydaje się prosta: znamy punkt startu (np. firma stosuje metodykę bazującą na standardzie PMBOK® Guide) i punkt docelowy (połączenie tej metodyki z metodami zwinnymi i dodanie zarządzania portfelem projektów); znamy oba te podejścia, a dodatkowo mamy za sobą – jako coach – kilka takich transformacji, lub – jako agent zmiany – wyposażyliśmy się w różne książki na temat dokonywania zmian. Super: to wszystko naprawdę się przyda. Tylko żeby nie zapomnieć o jednym: zmiana dotyczy ludzi: menedżerów i specjalistów, ich sposobu pracy, pozycji oraz ich nawyków. Mamy więc pierwszą, generalną minę: w zmianie nie chodzi o metody zarządzania projektami, lecz o ludzi w organizacji. Czy można ją jakoś rozbroić?
Tak, jeśli podejdziemy do niej w systemowy sposób i wyodrębnimy w niej 3 mniejsze pola minowe: kontekst - system organizacyjny działania ludzi, samych ludzi: kadrę zarządzająca (nie tylko projektami) i specjalistów projektowych, i wreszcie Was w roli agenta zmiany lub coacha. Co więc grozi na tych 3-ech polach minowych?
Na polu kontekstu organizacyjnego dwie główne miny to nierozpoznanie kultury i struktury organizacyjnej firmy oraz oczekiwanie, że rozwiązania wprowadzone z powodzeniem w innej firmie można po prostu „przekopiować” do kolejnej. Pierwsza z nich związana jest z poruszaniem się po polu minowym „na ślepo”. Tak bowiem jest, jeśli nie poznałem aktualnego sposobu funkcjonowania firmy, jej nawyków, stosowanych metod pracy i podejść. Jeśli – jako coach – nie zorientowałem się, że chociaż przedstawiciel zarządu mówi o docelowej samoorganizacji zespołów, to naprawdę wszystkie niemal decyzje są – i mają nadal być – podejmowane na „samej górze”. Druga zaś to niebezpieczna iluzja „drogi na skróty”: dajcie – wy doświadczeni konsultanci - nam sprawdzone rozwiązanie tego samego (lub podobnego problemu) z … innej firmy. Otóż i to „danie” i „rozwiązanie z innej firmy” to kolejne miny transformacji. Ich rozbrojenie zależy zarówno od wniosków z wcześniejszego poznania firmy (czyli rozbrojenia pierwszej miny), jak i od podejścia do drugiego pola minowego, czyli ludzi: kadry zarządzającej i specjalistów projektowych.
I chociaż na tym polu metody i techniki zarządzania projektami zaczynają mieć znaczenie, to ważniejsze dla jego bezpiecznego przejścia jest poznanie oczekiwań ludzi, ich motywatorów oraz źródeł emocji – i samych emocji - związanych z transformacją. Tak, tak – konieczna jest analiza interesariuszy projektu transformacyjnego i interesariuszy w firmie, rozszerzona o wątki motywacyjne i emocjonalne. I nie zapomnijcie o takim czynniku jak ego prezesów i dyrektorów. Wielkie ego, to wielka mina transformacji, zwłaszcza zmiany w stronę podejścia zwinnego.
Czy pamiętacie to trzecie mniejsze pole minowe z początku tekstu? „Ja w roli agenta zmiany lub coacha” odpowiecie i pewnie zakończycie pytaniem: „a co ja – agent zmiany lub coach - mam wspólnego z tym polem minowym? Gdzie tu są te miny?” Parafrazując napis na świątyni Apolla w Delfach powiedziałbym: „poznaj samego siebie … jako minę procesu transformacji”. Zaraz, zaraz powiecie – ale o co chodzi? O Waszą wiedzę i doświadczenie, sposób komunikacji z ludźmi, Wasze ego, elastyczność i zwinność w kreowaniu rozwiązań i jeszcze kilka innych czynników.
Saperzy: jak brzmi sentencja Yogi Berra?
