Początek Nowego Roku (felieton piszę w styczniu 2017) to zwykle czas na postanowienia typu: „ w tym roku zrobimy to, a także tamto”, jak  na przykład „zacznę biegać”, „przeczytam 26 książek”. 

Jak powiedział Kapelusznik do Alicji „Gdybyś znała czas tak dobrze, jak ja go znam (…) to nie gadałabyś, że on jest nasz! On jest tylko swój własny”.  Jak jednak spowodować, żeby czas był nasz? Jak znaleźć  czas na to wszystko co chcemy zrobić, w tym czas na realizację noworocznych postanowień?

Henrik Kniberg, którego wystąpienie na ubiegłorocznym Agile by Example było jedną z inspiracji tego felietonu, stwierdził, że właściwe pytanie w tym kontekście jest zupełnie inne. Właściwe pytanie to: co zrobisz z całym dostępnym, a w zasadzie danym Tobie „za free”  czasem:  z tymi 168 godzinami w każdym tygodniu, z 8760 godzinami w każdym roku życia.

Jeśli przez chwilę zastanowimy się nad odpowiedzią na to pytanie, to – sięgając zwłaszcza do metod zwinnych zarządzania projektami – możemy łatwo znaleźć szereg praktycznych wskazówek.

Pierwsza z nich to priorytetyzacja: ustalenie, co naprawdę jest ważne dla mnie i na co przeznaczę swój czas. Druga to koncentracja na jednym, lub maksymalnie 2-3 zadaniach, a tym samym rezygnacja z wielozadaniowości (precyzyjniej mówiąc z tzw. „task switching”, czyli przełączania się z zadania na zadanie). Proste – nieprawdaż?

To teraz kilka nie takich prostych wskazówek. Wiecie co to jest „luz” (ang. slack)? To zapas, lub inaczej mówiąc czas, który nie jest przeznaczany na żadne konkretne aktywności. To więc czas, który mogę przeznaczyć na  .. myślenie, na spokojne napisanie felietonu, albo też na „gaszenie pożaru” w projekcie.  Dodatkowo ten „luz” zmusza mnie do lepszej priorytetyzacji, bo przecież mam mniej czasu na „produktywne”, „fakturowalne” prace. Zmusza mnie do pomyślenia co jest dla mnie ważne, do traktowania czasu jako „mojego własnego”.

Kolejna wskazówka związana  jest z ideą przepływu (ang. flow), którego twórcą jest amerykański psycholog Mihály Csíkszentmihályi. „Flow” – jak podaje Wikipedia - to stan między satysfakcją a euforią, wywołany całkowitym oddaniem się jakiejś czynności. A w takim stanie nie odczuwasz upływu czasu (czas jest Twój!), praca sprawia ci radość i przyjemność.

A jak do powyższej listy dodam jeszcze zasadę „stop starting, start finishing”, to powstaje taki osobisty kanban, jako operacyjna odpowiedź na pytanie: jak postępować z tym całym dostępnym czasem.

Czyżbyśmy więc doszliśmy do końca: wszystko jasne, wskazówki praktyczne omówione?  Stosujmy Personal Kanban i kończmy felieton? Eliahu Goldratt mawiał w takiej sytuacji: „Czyżby?”

Bo zanim zaczniemy stosować w praktyce w/w metody, to warto zadać sobie jeszcze inne, strategiczne pytanie. Z czego wynikają moje priorytety? Na jakiej podstawie je ustalam? I tu dochodzimy do tematu wartości i pytania o Twoje wartości. Dopiero odpowiedź na to pytanie da pełny obraz kwestii czasu. Ten projekt, ten klient, albo może  czas z rodziną jest priorytetowy, bo .. ? Bo moją wartością jest … Jaka to wartość , to już sami musicie sobie odpowiedzieć.

A gdy nie znam odpowiedzi na to pytanie, grozi mi tzw. konfuzja egzystencjalna. To sytuacja,  gdy – wobec wielu różnych koncepcji, hierarchii wartości i modeli życia – mam problem z podejmowaniem decyzji, dokonywaniem wyborów, z zarządzaniem celami, a w konsekwencji i z … czasem, który wtedy „jest swój własny”.

No dobrze, a jeśli Twoją wartością jest nic nie robienie, marnowanie czasu? Okropne? Raz jeszcze Goldratt: „Czyżby?” Bo jak mawiał John Lennon: „jeśli marnowanie czasu sprawia Ci przyjemność, to nie jest to czas zmarnowany”.

Może wszyscy wpadliśmy w pułapkę wykorzystywania czasu, utylizacji 100%, obsesji stawiania celów i dążenia do nich, bez chwili refleksji, bez tego „marnowania czasu, sprawiającego przyjemność”.  Może warto przestawić się na tryb „slow” i zmienić myślenie o naszych zadaniach, pracy i .. życiu.

I może dopiero  wtedy – nawiązując do stwierdzenia Kapelusznika - „czas będzie mój”?

Felieton opublikowany w piśmie Strefa PMI nr 16