Kontynuujemy tekst o implementacji Flow Management w platformie Businessmap.

Ograniczanie prac w toku (WIP Limit)

Innym, bardzo poważnym wyzwaniem praktycznym jest brak zbilansowania możliwości realizacyjnych systemu – w praktyce zespołów realizacyjnych - z popytem na prace, czyli z projektami realizowanymi i planowanymi do realizacji. Prowadzi on do wielozadaniowości, długich cykli realizacji prac i do spadku motywacji. Do rozwiązania tego problemu Flow Management bazujący na Lean i Kanban, i platforma Businessmap (dawniej Kanbanize) wykorzystują mechanizm ograniczania prac w toku (WIP limit). Można go zastosować na poziomie zespołu. Wtedy umożliwia on określenie liczby zadań lub sumarycznej pracochłonności zadań, jakie mogą być realizowane przez zespół, zgodnie z jego możliwościami realizacyjnymi. A także w odniesieniu do liczby realizowanych epików w projekcie, lub liczby projektów, jakie mogą być zrealizowane na poziomie całej firmy.

Poniższy ekran pokazuje WIP limit (2) na poziomie całego portfela projektów. Zaimplementowany poprzez dwa równoległe wiersze harmonogramu, określające maksymalną liczbę jednocześnie realizowanych projektów z całego portfela. Jest to inna obok klasycznej metody wprowadzania limitu prac w toku na tablicy Kanban: zarówno w jej poszczególnych kolumnach, grupie kolumn jak i w jej wierszach.

Platformę, w odniesieniu do limitów WIP, można skonfigurować w taki sposób, aby nie pozwalała przekroczyć tego limitu (twardy limit WIP), lub by pozwalała na jego przekroczenia po podaniu powodu przekroczenia (miękki limit WIP), tak, jak pokazano to na poniższym ekranie.

Kolejnym, istotnym wyzwaniem zarządzania portfelem, projektami, pracami i procesami jest precyzyjna analiza sytuacji i wynikające z niej decyzje zarządcze i/lub działania usprawniające cały system pracy.  Tradycyjnie bowiem wiele decyzji i działań podejmowanych jest na podstawie intuicji, „na nosa”, w sposób mocno subiektywny, a nie bazując na aktualnych metrykach i wskaźnikach zebranych w systemie.

Metryki w Businessmap

Bardzo mocnym punktem podejścia Flow Management, jak i platformy Businessmap jest automatyczne obliczanie różnego rodzaju metryk, które można przedstawić na wykresach wykorzystywanych w zarządzaniu projektami i pracami.

Cztery podstawowe metryki przepływu to:

• Poziom prac w toku (ang. WIP): liczba prac rozpoczętych, lecz nie zakończonych.
• Przepustowość (ang. Throughput): liczba prac zakończonych w jednostce czasu, czyli np. w trakcie iteracji (sprintu).
• Wiek pracy (ang. Work Item Age): czas jaki upłynął od rozpoczęcia pracy a aktualnym momentem w czasie.
• Czas wykonania (ang. Cycle Time): czas, jaki upłynął między rozpoczęciem pracy (ang. Work Item), a jej zakończeniem.

Platforma Businessmap zawiera następujące wykresy, prezentujące wyżej wymienione metryki:

• Czas wykonania: wykres punktowy, histogram oraz tzw. heatmapa;
• Przepustowość: histogram, wykres liniowy;
• Prace w toku (WIP): wykres starzenia i wykres liniowy;
• Skumulowany diagram przepływu (Cumulative Flow Diagram – CFD);
• Efektywność przepływu;
• Blokery: wykres grupowania i wykres dynamiki;
• Symulacja Monte Carlo: wykres ile, wykres kiedy.

Dzięki tym metrykom możliwe jest m.in.

• Proaktywne, bieżące zarządzanie pracami dzięki wskaźnikowi wyprzedzającemu (ang. leading indicator), jakim jest starzenie się prac w toku (aging WIP) – pierwszy z poniższych ekranów
• Określenie oczekiwanego poziomu wykonywania prac (ang. Service Level Expectation - SLE) dostarczanych klientom, czyli dostarczanie odpowiedzi na pytanie kiedy dana praca zostanie wykonana: zrobimy tę pracę w ciągu 6 dni z prawdopodobieństwem 50%, a w ciągu 23 dni z prawdopodobieństwem 95% (drugi z poniższych ekranów)
• Eliminowanie przyczyn zidentyfikowanych blokerów
• Planowanie terminu realizacji projektu za pomocą prognozowania probabilistycznego, bazującego na historycznych informacjach o przepustowości

Wykres starzenia zadań pokazujący zadania z zagrożonym terminem realizacji

Wykres punktowy czasu realizacji umożliwiający określenie SLE

Podsumowanie

Platforma Businessmap (dawniej Kanbanize), implementująca zasady i praktyki Flow Management:

• Wizualizuje procesy realizacyjne (w tym projektowe i operacyjne) oraz powiązania zarówno hierarchiczne, jak i logiczne oraz relacyjne pomiędzy elementami składowymi realizowanych prac
• Tworzy spójny system zarządzania pracą, projektami, portfelem prac, bazujący na spójnym zbiorze informacji, zarówno planistycznych, jak i realizacyjnych, zorganizowanym w taki sposób, że informacje "na dole" są agregowane "w górę", co daje pełny obraz projektu/inicjatywy (zarówno w planowaniu, jak i w realizacji)
• Dostarcza metryki pozwalające na zarządzanie pracą i podejmowanie decyzji dotyczących portfela, projektów, pakietów prac i zadań na podstawie danych, a nie na podstawie i „nosa”
• Jest zrozumiała, intuicyjna i prosta w stosowaniu na różnych szczeblach zarządzania firmą.