Praktyki Flow Management, takie jak wizualizacja, aktywne zarządzanie pracą, czy ewolucyjne doskonalenie, bazujące na Lean i Kanban od wielu lat znajdują zastosowanie na poziomie zespołów realizacyjnych: projektowych, czy deweloperskich.

Czy i jak można efektywnie zastosować te praktyki Flow Management do zarządzania w skali całej firmy: od zarządzania celami strategicznymi, portfelem prac poprzez zarządzanie produktami, projektami i ich epikami, aż do poziomu elementarnych prac realizowanych przez pracowników i zespoły?

Odpowiedź na to pytanie przynosi najnowsza 10-ta wersja platformy Kanbanize. 

Umożliwia zarządzanie Flow Management @ Scale, tj. w skali całej firmy: od zarządzania celami strategicznymi, portfelem prac poprzez zarządzanie produktami, projektami i ich pakiety prac, aż do poziomu elementarnych prac realizowanych przez pracowników i zespoły.

Najważniejszą korzyścią Flow Management @ Scale są oszczędności czasu pracy a co za tym idzie pieniędzy wynikające z możliwości efektywnej pracy i efektywnego zarządzania, przy pomocy – dosłownie - kilku kliknięć. Szczególnie zaś oszczędności związane z eliminacją tradycyjnego raportowania stanu prac, z wprowadzenia automatyzacji synchronizacji stanu prac „od góry do dołu” oraz z dostarczenia kadrze zarządzającej różnych szczebli zagregowanych, wizualnych informacji w formie przejrzystych dashboardów. Jedna z firm szacuje roczne oszczędności uzyskane dzięki eliminacji tradycyjnego raportowania na 20 milionów dolarów.

Flow Management @ Scale eliminuje także olbrzymi problem, doświadczany zwłaszcza przez większe firmy. Ten problem to brak spójności działań realizowanych na poziomie zespołów i indywidualnych pracowników z celami strategicznymi firmy lub celami poszczególnych obszarów biznesowych. Gdyż – jak pokazują praktyczne przykłady - jeśli nie ma takiej spójności, to te działania są niepotrzebnym marnotrawstwem zarówno czasu, jak i wysiłków pracowników. Dodatkowo są one często źródłem ich frustracji i niezadowolenia. 

Podejście Flow Management @ Scale wymaga dwóch elementów. Po pierwsze całościowego systemu zarządzania w postaci hierarchii powiązanych ze sobą celów, rezultatów oraz prac firmy. A po drugie dashboardów menedżerskich, ułatwiających zarządzanie tymi celami, rezultatami oraz pracami realizowanymi w firmie.

Hierarchia powiązanych celów, rezultatów oraz prac firmy

Pierwszym z tych wymaganych elementów jest całościowy system zarządzania obejmujący cele firmy, cele obszaru biznesowego, portfel prac i projektów, produkty lub projekty i ich składowe (pakiety pracy), a także zadania wykonywane na najniższym szczeblu przez zespoły.

Taki system zarządzania ma postać wielowymiarowej hierarchii powiązanych ze sobą w/w elementów. Dzięki praktyce wizualizacji można zobaczyć (dosłownie!) cały system powiązanych elementów (prac), aktualny stan zaawansowania poszczególnych jego elementów i przejść do konkretnych projektów, zespołów i realizowanych przez nie prac oraz do szczegółowych informacji z nimi związanych. Taka wizualizacja hierarchii prac przedstawiona jest na Ekranach 1 i 2.

Ekran 1 System zarządzania w postaci wielowymiarowej hierarchii celów, inicjatyw i prac firmy

Na ekranie 1 w jego górnej części pokazany jest cel roczny firmy (opisywany jak Osiągnięcie (Objective) w metodzie OKR, a poniżej jego trzy Kluczowe Rezultaty.

Ekran 2 System zarządzania w postaci wielowymiarowej hierarchii celów, inicjatyw i prac firmy

Ekran 2 prezentuje tablicę jednego z zespołów. W jej górnej części przedstawione są cele tego zespołu, opisane zgodnie z metodą OKR. Cele te są skorelowane z wcześniej zwizualizowanym celem rocznym firmy, co oznacza, że zespół zna i rozumienie powiązanie swoich celów i zadań z celami firmy. Natomiast w dolnej części znajdują się akcje (zadania), jakie zespół będzie realizował dla uzyskania swoich Kluczowych Rezultatów, przyczyniając się do uzyskania rezultatów zaplanowanych na poziomie firmy.

Dodatkowo, dzięki funkcjonalnościom reguł wejścia i wyjścia Kanbanize 10 umożliwia skupienie uwagi zespołów na tych projektach i pracach, które są najistotniejsze dla firmy. Reguły bowiem poprzez zdefiniowanie zasad wejścia i wyjścia elementów prac z poszczególnych, zdefiniowanych wcześniej kroków procesów umożliwiają synchronizację uruchamiania prac i eliminację sytuacji, gdy pracownik lub zespół rozpoczyna pracę bez decyzji o rozpoczęciu projektu lub inicjatywy na wyższych szczeblach zarządzania. Dzięki temu możliwe jest spójne decydowanie o tym, nad czym firma chce pracować, a więc i o tym czym powinny i czym nie powinny zajmować się zespoły i pracownicy w zbudowanym systemie pracy.

Drugi element czyli dashboard'y wraz z przykładami praktycznego ich zastosowania przedstawiony jest w drugiej części artykułu.