Tak, jak sygnalizowałem we wcześniejszym odcinku istnieje jeszcze jeden, trochę nietypowy aspekt omawianego podejścia: tzw. Personal Kanban. Jest to podejście związane ze stosowaniem filozofii i zasad Kanban do … poprawienia efektywności pracy na poziomie indywidualnym, do efektywniejszej pracy z wykorzystaniem np. tablic Kanban osobistych zadań i limitów prac w toku.

Personal Kanban, zresztą tak jak Kanban system, dotyczy czterech następujących aspektów:

1. Strumień wartości (ang. Value Stream), opisujący przebieg procesu, dostarczającego wartość dla wykonawcy – czyli dla mnie,
2. Napełnienie zbioru zadań do realizacji (ang. Populate Backlog), czyli odpowiedź na pytanie: „co mam do zrobienia?”
3. Ograniczenie prac w toku (ang. Limit Work-in-Progress), tak bym nie robił zbyt dużo rzeczy na raz
4. „Ciągnięcie” zadań (ang. Pull Work), pobieranie zadań do realizacji, zgodnie z ich priorytetami i wtedy, gdy mam możliwości ich realizacji.

Jak więc widać z powyższych punktów Personal Kanban wykorzystuje podstawowe pryncypia i zasady Kanban (opisane w 1-szej części kanbanowej opowieści). A z tych zasad największe znaczenie mają: wizualizacja oraz ograniczenie robot w toku.

Na czym polega praktyczne zastosowanie Personal Kanban?

Pierwszy przykład dotyczy pracy naszego dwu-osobowego zespołu, zajmującego się przygotowaniem, marketingiem oraz realizacją szkoleń „Management 3.0”. Nasz proces  obejmuje takie kroki, jak: „Sometimes/Maybe” czyli zadania do ewentualnej realizacji „kiedyś”, „backlog” obejmujący zadania, które uznaliśmy za ważne i które powinny być zrealizowane w najbliższym czasie, „to do” obejmujący zadania o najwyższym priorytecie, skierowane do realizacji, „doing” dla której to fazy limit WIP wynosi 2 (czyli jednocześnie każdy z nas może realizować tylko po jednym zadaniu) oraz „done” czyli zadania zrealizowane. Wykorzystujemy tablicę Kanban stworzoną w systemie Trello, dostępnym zarówno na laptopie, jak i na smartfonie działającym pod Androidem. Mamy więc zwizualizowany proces, który zresztą już usprawnialiśmy, dostarczający wartość. Widzimy całość prac do realizacji, w tym zadania najważniejsze, skierowane do realizacji, a także te zadania nad którymi pracujemy. Siła takiej prostej wizualizacji jest wręcz niesamowita. Kartezjusz mawiał „Myślę, więc jestem”. Stosując kanban ja zaś mogę powiedzieć: „Widzę, więc jestem i efektywnie pracuję”.

Inny przykład zastosowania podejścia Kanban do zarządzania niewielką firmą, jaką jest JS PROJECT, to wykorzystanie tablicy Kanban do zarządzania pracami związanymi z otrzymanymi zapytaniami ofertowymi oraz pracami nad przygotowaniem ofert.  Przygotowanie zapytania ofertowego to przecież także strumień wartości z poszczególnymi fazami prac. To także ustalania priorytetów prac, na podstawie oceny szans w danym przetargu oraz ustalenie limitów prac w toku.  Kanban jak żywy!

Podsumowując można powiedzieć, że Personal Kanban jest narzędziem zwiększającym efektywność realizacji prac „osobistych”, lub prac małego zespołu. A to zwiększenie efektywności dotyczy trzech następujących aspektów:

• Produktywności: ograniczenie prac w toku umożliwia mi zrobienie więcej
• Wydajności: orientacja na strumieniu wartości umożliwia znalezienie takich metod pracy, które wymagają mniejszego wysiłku
• Efektywności: gdy widzę jakie zadania stoją przede mną mogę je łatwo zpriorytetyzować; mogę też łatwiej podejmować lepsze – bo oparte na dostępnych i „widzialnych” informacjach – decyzje.

Przy okazji: polecam też książkę Jima Bensona „Personal Kanban”, jak i system Trello.

Jak głosi hasło limiitedwipsociety:  „Yes, We Kanban”