Naprawdę efektywne i skuteczne zarządzanie pracami i projektami,  portfelem prac i projektów w firmie wymaga przyjaznego w użytkowaniu, wizualnego, dostarczającego do zarządzania wielu różnych mierników, narzędzia informatycznego.

Takie narzędzie umożliwi zbudowanie w firmie systemu zarządzania pracami, projektami i portfelem projektów (SZPPP). SZPPP to spójny zbiór procesów zarządczych, punktów decyzyjnych i decydentów, „obiektów”/prac, takich jak: zadania, projekty, produkty, programy oraz portfele projektów, zasad funkcjonowania, uzupełniony wspólnym zbiorem praktyk zarządzania i pracy, funkcjonujących dla osiągnięcia zdefiniowanego celu biznesowego.

Czyli nieco upraszczając: SZPPP to spójny, efektywny i skuteczny system pracy i zarządzania zadaniami, projektami, produktami oraz portfelem prac, programów i projektów, ułatwiający uzyskanie wymiernych rezultatów biznesowych.

Platforma Businessmap (dawniej Kanbanize)

Narzędziem umożliwiającym zbudowanie SZPPP, zgodnie z kanban, jest platforma Businessmap.

Kanbanize to platforma wykorzystująca zarówno podstawowe, jak i zaawansowane praktyki Flow Management, a także niektóre praktyki klasycznych metod zarządzania, jak np. time-line, czy rejestracja czasu pracy.

Platforma Businessmap:

• Stanowi wspólną platformę pracy ze wspólnym, przejrzystym zbiorem informacji
• Posiada graficzny panel informacyjny (dashboard)
• Jest łatwa i przyjazna w użytkowaniu

Menedżer portfela projektów  z dużej firmy, planujący zbudowanie SZPPP  wykorzystującego narzędzie informatyczne spytał mnie ostatnio jakie narzędzie warto zastosować i dlaczego?

Odpowiedziałem: z wielu powodów polecam Businessmap.

Dlaczego Businessmap: trzy argumenty

Po pierwsze dlatego że platforma Businessmap jest w bardzo dużym zakresie konfigurowalna. Oznacza to, że możesz sobie „uszyć” SZPiPP pod własne potrzeby, uwzględniając zarówno aktualny  poziom dojrzałości zarządzania projektami i kulturę organizacyjną, jak i może rozwijać ten SZPiPP zgodnie ze swoimi planami i przechodzeniem przez kolejne szczeble dojrzałości.

Czyli: to Ty panujesz nad systemem, a nie system (rozwiązanie informatyczne) nad Tobą.

Po drugie: rezultaty biznesowe wynikają z efektywnych i skutecznych metod zarządzania portfelem, projektami, produktami, pracami projektowymi i pracami operacyjnymi, a nie metod opartych na fikcji, niepasujących do czasów VUCA, takich jak tradycyjne zarządzanie jednym projektem (tak, jakby firma realizowała tylko ten jeden projekt), wykorzystujące harmonogramy Gantta, bazujące na – w najlepszym razie nieprecyzyjnych, w najgorszym na kompletnie fikcyjnych, wziętych „z kapelusza” - oszacowaniach, nieuwzgledniające całego systemu projektowego, czyli:

• Wielu jednocześnie realizowanych projektów i różnego typu powiązań między nimi (np. zasobowych: tych samych specjalistów pracujących w tym samym czasie w wielu projektach)
• Pracy operacyjnej (BAU), realizowanej zwykle przez tych samych specjalistów, którzy pracują w wielu projektach

Businessmap w swojej logice wykorzystuje podejście Flow Management, bazujące na Lean Management, podejściu Kanban oraz TOC (Theory of Constraints) o zupełnie odmiennej filozofii w porównaniu do klasycznych metod zarządzania, zorientowane na skuteczność i efektywność, na zwinność i adaptowalność oraz wizualizację informacji do zarządzania.

I w ten sposób doszliśmy do trzeciego punktu: wizualizacji informacji na tablicach Kanban i nie tylko. Businessmap w bardzo dużym zakresie wizualizuje – zgodnie z jedną praktyk podejścia Kanban - informacje do zarządzania i podejmowania decyzji, takie jak:

• Proces wytwórczy, jak i proces ideacji produktu
• Obiekty zarządzane, czyli prace, takie, jak na przykład: projekt, pakiet roboczy lub epik, funkcjonalność lub feature, historyjka użytkownika, czy zadanie
• Wykonawcy prac
• Poziom limitów prac w toku
• Różnego typu zależności między pracami.

To dopiero połowa historii. O kolejnych argumentach przeczytacie w drugiej części tego tekstu.