Ograniczanie prac w toku (WIP Limits) - cz. 1

Ograniczanie prac w toku to jedna z najważniejszych praktyk Flow management oraz Kanban. Dlaczego jest ono tak ważne? Odpowiedzi znaleźć można w wielu tekstach i książkach.

Ostatnie doświadczenia związane z pracą z zespołami Klientów, jak i z realizacją symulacji Team Flow (opisanej między innymi TU) doprowadziły mnie do wniosku, że konieczne jest usystematyzowanie różnych istniejących podejść do ograniczania prac w toku, gdyż w większości publikacji brakuje spojrzenia kontekstowego na limity WIP. A uwzględnienie kontekstu prowadzi do identyfikacji kilku bardzo istotnych zagadnień praktycznych, umożliwiających efektywniejsze stosowanie praktyk ograniczania WIP.

Ograniczanie WIP na poziomie zespołu

Zaczniemy od doświadczeń ograniczania WIP na poziomie zespołu. Następnie – w drugiej części tekstu – zajmę się ograniczaniem WIP na poziomie projektu i portfela, a więc w środowisku wieloprojektowym, nazywanym przez Steve’a Tendona PEST. Poza zakresem tekstu jest natomiast ograniczanie WIP na poziomie pojedynczych osób.

Pierwszą rzeczą, na którą trzeba zwrócić uwagę jest charakter procesu realizowanego przez zespół oraz – częściowo powiązany z nim - poziom specjalizacji członków zespołu.

Inaczej bowiem należy podejść do określania limitu WIP w sytuacji, gdy mamy do czynienia z zespołem cross-funkcjonalnym, czyli specjalistów mogących realizować różne fazy procesu, a inaczej gdy poszczególne fazy procesu będą realizowane przez innych specjalistów.

W drugim przypadku (fazy procesu są realizowane przez odrębnych specjalistów) konieczne jest zidentyfikowanie tej fazy, która stanowi ograniczenie w sensie TOC. To ograniczenie bowiem określa przepustowość (możliwości realizacyjne) całego procesu. A inne fazy procesu powinny być podporządkowane możliwościom realizacyjnym ograniczenia i powinny zasilać ograniczenie by zawsze miało ono pracę i jednocześnie by pracy w systemie (czyli WIP) nie było zbyt dużo, bo wtedy czasy trwania zadań, oraz koszty (np. związane z robotami w toku) będą rosły.

Dlatego też w tym kontekście, po pierwsze trzeba określić WIP limit ograniczenia, a w drugim kroku – biorąc pod uwagę ustalony limit – określić poziom limitu WIP pozostałych faz.

Określanie WIP ograniczenia

A jak określić limit WIP ograniczenia? W kilku prostych krokach, wspomagając się prostym arkuszem kalkulacyjnym:

  1. Zidentyfikować ograniczenie w procesie, czyli znaleźć tę fazę procesu, która jest najwolniejsza - ma najniższą przepustowość (liczbę zadań zrealizowanych w jednostce czasu)
  2. Policzyć WIP limit ograniczenia (najwolniejszej fazy) mnożąc liczbę osób pracujących w tej fazie przez 1.5, czyli dodając 50%-owy bufor.

Limity WIP innych faz procesu można określić w następujący sposób:

  1. Obliczyć przepustowość ograniczenia, na przykład mnożąc liczbę osób pracujących w tej najwolniejszej fazie przez liczbę zadań zrealizowanych w jednostce czasu (np. w ciągu tygodnia lub miesiąca)
  2. Policzyć liczbę osób pracujących w każdej z innych faz dzieląc przepustowość ograniczenia przez liczbę zadań zrealizowanych w jednostce czasu w każdej z tych faz, dzięki czemu przepustowość tych faz będzie odpowiadała przepustowości ograniczenia
  3. Policzyć WIP limit każdej z tych innych faz mnożąc liczbę osób pracujących w tej fazie (punkt 2 powyżej) przez 1.5, czyli dodając 50%-owy bufor

Ta analiza prowadzi do konkluzji, że w tym kontekście znajduje zastosowanie ograniczanie WIP w fazach procesu (czyli kolumnach tablicy Kanban’owej).

Inaczej wygląda sytuacja w przypadku zespołu, którego członkowie mają na tyle różne kompetencje, że mogą – właśnie jako zespół – zrealizować cały proces składający się z kilku faz. Wtedy - czyli przypadek zespołu cross-funkcjonalnego - ograniczeniem w procesie (zgodnie z podejściem TOC) będzie cały zespół (a nie jedna z faz procesu), względnie nie będzie ograniczenia.

Dlatego też można tu zastosować tzw. CONWIP (Constant WIP) dla całego procesu, obejmującego kilka faz. Co oznacza, że zespół – traktowany niejako jako całość – nie powinien realizować więcej zadań niż określonych liczbą CONWIP.

A jak określić poziom CONWIP?

Odpowiedź na to pytanie będzie przedmiotem drugiego tekstu dotyczącego ograniczania prac w toku.