Po omówieniu w poprzednim tekście rożnych mierników Flow Management czas na najważniejszą – moim zdaniem – z nich.

Tą najważniejszą moim zdaniem spośród wszystkich wymienionych we wcześniejszym tekście metryk - metryką Flow, w dodatku mającą charakter wskaźnika wyprzedzającego jest wiek Pracy (ang. WIP Age).

Wiek Pracy - definicja

Wiek Pracy to sumaryczny czas, jaki upłynął od momentu, gdy Praca weszła do procesu pracy. Dotyczy więc Prac rozpoczętych, lecz nie zakończonych. Dla zadania zakończonego ten sumaryczny czas staje się czasem realizacji – miernikiem ex-post, historycznym.

Na poniższych ekranach (pochodzących z platformy Businessmap) przedstawiono dwa rodzaje wykresów starzenia się Pracy. Pierwszy pokazujący tylko wiek Prac (oznaczonych niebieskimi kropkami) i drugi pokazujący także kolorami tzw. strefy starzenia się, czyli wieku Prac. Opis informacji zawartych na tych wykresach znajduje się w dalszej części tekstu, po ekranach (pochodzących z platformy Businessmap).

Wykres Wieku Prac

Wykres wieku Prac (ang. Aging WIP chart) pokazuje:

• Fazy procesu wytwórczego w kolumnach (odpowiadające kolumnom danej tablicy Kanban)
• Wiek Pracy (zgodnie z w/w definicją) – na lewej osi pionowej
• Percentyle postępu (ang. Pace Percentiles) – na prawej osi pionowej; są to te same percentyle co na wykresie x-y Czasu realizacji
• Prace (produkty przynoszące wartość): kropki na wykresie
• Strefy starzenia się (wieku Prac) pokazywane przez pokolorowane obszary.

Wykres dostarcza więc aktualną (i dynamicznie zmieniającą się wraz z postępem prac i czasu sytuacją) informację o tym ile czasu spędza w procesie wytwórczym dana Praca w porównaniu do wcześniejszych prac, co opisują linie percentyli. Jeśli więc Praca znajduje się w strefie zielonej, to nie spędziła do tej pory więcej niż 50% czasu w stosunku do wcześniejszych Prac. Jeśli Praca znajduje się w strefie żółtej, to spędziła do tej pory pomiędzy 50% a 70% więcej czasu w stosunku do wcześniejszych Prac. Jeśli zaś Praca znajduje się w strefie czerwonej, to do tej pory spędziła więcej niż 85% czasu w stosunku do wcześniejszych Prac.

Z wykresu widać też od razu, które Prace są najbardziej zagrożone, gdyż są najstarsze. Są to Prace, czyli kropki położone najwyżej na wykresie w strefie czerwonej. Widać też które Prace są realizowane w podobnym tempie, co wcześniejsze Prace. Znajdują się one bowiem w strefie zielonej. Prace znajdujące się w strefie żółtej są już zagrożone tym, że ich realizacja będzie dłuższa niż wcześniejszych prac. Wymagają więc uwagi i analizy ze strony zespołu.

Wiek Pracy pokazywany na wykresie starzenia się (WIP Age chart) odgrywa więc rolę wskaźnika wyprzedzającego (sygnalizującego). Podczas codziennego spotkania zespołu (tzw. Daily) może być wykorzystany właśnie jako sygnalizacja  „świateł ulicznych” w następujący sposób:

• Kolor czerwony: przekroczenie 70-tego percentyla: zespół powinien jak najszybciej ukończyć to zadanie
• Kolor żółty: przekroczenie 50-tego percentyla: zespół powinien przeanalizować sytuację i obserwować ją na bieżąco, jak i tempo prac nad tą Pracą
• Kolor zielony: poniżej 50-tego percentyla: jest OK w porównaniu do wcześniej ukończonych Prac.

Unikanie starzenia Prac

W tym momencie pojawia się bardzo ważne pytanie: jak można w praktyce unikać starzenia się prac.

Pierwsza metoda to kończenie Prac. Ukończona Praca nie ulega bowiem starzeniu. Praca dostarczona klientowi umożliwia natomiast uzyskanie informacji zwrotnej dotyczącej spełnienia – lub nie spełnienia - jego potrzeb.

Druga metoda – będąca wariantem pierwszej – polega na jak najszybszym rozwiązywaniu blokerów, czyli wszelkich przestojów, powodujących oczywiście starzenie się Pracy.

Trzecia metoda – chyba nawet efektywniejsza od wyżej wymienionych – to: niezaczynanie nowej Pracy, tak by spełnić założenia Prawa Little’a.

Jeśli więc połączymy wszystkie w/w metody, to uzyskujemy praktyczną wskazówkę co do sposobu działania: należy w pierwszej kolejności kończyć rozpoczęte Prace, a nie zaczynać nowe oraz rozwiązywać blokery. Kłania się więc zasada: „Stop starting, start finishing”.

Postawmy też kropkę nad „i”. Jeśli działamy zgodnie z wyżej podaną wskazówką, to to co naprawdę robimy jest ograniczeniem prac w toku. Czyli faktyczną przyczyną kontrolowania poziomu prac w toku jest unikanie nadmiernego starzenia się Prac.

Praktyczne wykorzystanie informacji o wieku Prac

Inne ważne pytanie to: jak w praktyce wykorzystywać informacje o wieku Pracy do skutecznego i efektywnego zarządzania i do dotrzymywania swoich zobowiązań?

Odpowiedzi jest kilka:

1. Stosować prognozowanie czasu realizacji Pracy na podstawie danych historycznych dla uzyskania odpowiedzi na pytanie: „ile czasu zajmie ukończenie Pracy”, a nie estymowanie różnymi tradycyjnymi metodami
2. Zaczynać pracę „na czas”, ani za wcześnie, ani za późno
3. Zarządzać pracami w toku.

Jeśli więc w podejściu Flow Management chodzi o optymalne dostarczanie wartości klientowi, to kluczowa jest odpowiedź na pytanie: jak można poznać, że działamy w sposób optymalny. Odpowiedź na to pytanie nie jest związana ani z ograniczaniem prac w toku (WIP Limits), a tylko częściowo związana jest z CFD, czy Efektywnością Przepływu. Najważniejsza jest wiedza o tym, czy Praca nie starzeje się niepotrzebnie.

Konieczna jest jeszcze jedna uwaga. To, że Praca starzeje się, nie jest samo w sobie zjawiskiem negatywnym. Kluczowa jest bowiem odpowiedź na następujące pytanie: jaki poziom wieku Prac jest akceptowalny przez naszego klienta. Odpowiedź na to pytanie jest związana z tzw. Service Level Expectation, czyli SLE. SLE opisany jest TUTAJ.

Przeczytaj także:
Flow Management
Mierniki Flow
Prawo Little’a