Tao zarządzania projektem - lekcje z chińskiej filozofii i podejścia do zarządzania

Tao zarządzania projektem - lekcje z chińskiej filozofii i podejścia do zarządzania  - JS Project

Jednym z obszarów poszukiwań nowych idei i koncepcji zarządzania projektami jest cywilizacja chińska, z zupełnie odmienną kulturą, filozofią i podejściem do zarządzania. Referat przedstawia niektóre koncepcje i podejścia chińskiego zarządzania, w tym zarządzania projektami jakie, zdaniem autora mogłyby, względnie powinny stać się przedmiotem zainteresowania kierowników projektów w krajach zachodnich i rozszerzyć wachlarz umiejętności i cech dobrego Project Managera.

Referat wygłoszony na XIII Konferencji Project Management, Gdańsk, wrzesień 2009

Autor dr Jerzy Stawicki

Streszczenie

Dwudziesty pierwszy wiek przynosi nowe wyzwania dla projektów i zarządzania projektami. Kryzys ekonomiczny powoduje zmiany w gospodarce oraz zmiany społeczne. Rozwijająca się globalizacja napotyka tendencje nacjonalistyczne, a wizja społeczeństwa sieciowego staje się coraz bliższa. Projekty stają się coraz bardziej skomplikowane, kierownicy projektów oraz zespoły projektowe są coraz lepiej wyedukowane, coraz większe są też wymagania klientów. Ciągle jednak wiele projektów nie realizuje zamierzonego zakresu, są opóźnione i przekraczają planowany budżet. Stale też społeczność kierowników projektów i menedżerów odpowiedzialnych za projekty w organizacji poszukuje nowych idei i koncepcji, jakie możliwe byłyby do zastosowania w czasach nam współczesnych.

Jeden z tych obszarów poszukiwań to cywilizacja chińska, z zupełnie odmienną kulturą, filozofią i podejściem do zarządzania, łącząca ponad 5000 lat nieprzerwanej historii, bogatej filozofii z imponującymi osiągnięciami współczesnej gospodarki.

Referat przedstawia niektóre koncepcje i podejścia chińskiego zarządzania, w tym zarządzania projektami jakie, zdaniem autora mogłyby, względnie powinny stać się przedmiotem zainteresowania kierowników projektów w krajach zachodnich i rozszerzyć wachlarz umiejętności i cech dobrego Project Managera.

Punktem wyjścia, jest krótkie spojrzenie na cywilizację i kulturę chińską poprzez jej podstawy filozoficzne, w których tkwią źródła wielu z tych koncepcji i metod. Chińskie podejście do zarządzania bazuje na trzech filarach, jakie stanowią trzy koegzystujące przez tysiąclecia na terenie Chin systemy filozoficzno-religijno-etyczne: konfucjanizm, taoizm oraz buddyzm. Każdy z nich to coś więcej niż "zwykła" filozofia, to także zbiór zasad regulujących zachowania ludzi w społeczeństwie, a nawet funkcjonowania państwa (jak konfucjanizm), zasad etycznych; w każdym też znaleźć można elementy religijne, jak bóstwa i świątynie. Najważniejsze są jednak konsekwencje dla sposobów i metod zarządzania, wynikające z tych trzech systemów filozoficzno-etycznych. Jeśli bowiem weźmiemy pod uwagę główne zasady w nich zawarte i porównamy z tradycyjnym, zachodnim podejściem do zarządzania i myśleniem, to dojdziemy do zupełnie odmiennych zasad zarządzania pomiędzy Wschodem a Zachodem.

Lekcje z chińskiej filozofii oraz sposobu zarządzania mogą być przydatne dla kierownika projektu oraz menedżerów odpowiadających za zarządzanie projektami w organizacjach. Mogą one obejmować następujące zagadnienia:

  • Generalne podejście do zarządzania projektami w organizacji – podejście holistyczne i traktowanie zarządzania projektami jako systemu
  • Dążenie do harmonii i zachowania równowagi
  • Sposób myślenia: własna interpretacja i posługiwanie się myśleniem "A i B"
  • Kierownik projektu jako lider i przywódca, w mniejszym stopniu jako tradycyjny menedżer
  • Stworzenie guanxi z interesariuszami projektu
  • Inne podejście do zarządzania konfliktem
  • Stosowanie zasady Wu-wei: nie działania i nie interweniowania w otaczającym świecie.

Doświadczenia autora zdobyte podczas różnego typu projektów doradczych, szkoleniowych, wdrożeniowych i projektów-wypraw do Chin pokazują, że możliwe jest praktyczne zastosowanie tych podejść w zarządzaniu projektami i świecie projektów.

Wprowadzenie

Dwudziesty pierwszy wiek przynosi nowe wyzwania dla projektów i zarządzania projektami. Chociaż zarządzanie projektami ulega stałym zmianom, ciągle doskonaląc swoje techniki i podejścia, to także stale pojawiają się projekty nie realizujące zamierzonego zakresu, opóźnione i przekraczające planowany budżet. Stale też społeczność kierowników projektów i menedżerów odpowiedzialnych za projekty w organizacji poszukuje nowych idei i koncepcji, jakie możliwe byłyby do zastosowania w czasach nam współczesnych.

Jeden z tych obszarów poszukiwań to cywilizacja chińska, z zupełnie odmienną kulturą, filozofią i podejściem do zarządzania, łącząca ponad 5000 lat nieprzerwanej historii, bogatej filozofii z imponującymi osiągnięciami współczesnej gospodarki. Projekt Olimpiada w Pekinie w 2008 roku i linia kolejowa do Tybetu to dwa najbardziej chyba spektakularne przykłady osiągnięć w zarządzaniu projektami.

Dlatego też referat przedstawia niektóre koncepcje i podejścia chińskiego zarządzania, w tym zarządzania projektami, jakie zdaniem autora mogłyby, względnie powinny stać się przedmiotem zainteresowania kierowników projektów w krajach zachodnich i rozszerzyć wachlarz umiejętności i cech dobrego Project Managera. Jest on oparty z jednej strony na studiach literatury dotyczącej tych zagadnień, lekturach klasycznych chińskich dzieł, takich jak: "Księga Przemian", "Księga dao i de" czy "Prawdziwa księga południowego kwiatu" i "Sztuka wojny", z drugiej zaś strony na doświadczeniach praktycznych autora, związanych z audytami chińskich projektów zgłoszonych do IPMA Excellence Award, ze współpracą w obszarze zarządzania projektami oraz doświadczeniami z wypraw po Chinach, planowanych i realizowanych w formie projektów.

Cywilizacja chińska - różnice kulturowe i sposobu zarządzania

Punktem wyjścia, poprzedzającym przedstawienie chińskich koncepcji, metod i sposobów stosowanych w zarządzaniu projektami będzie jednak krótkie spojrzenie na cywilizację i kulturę chińską poprzez jej podstawy filozoficzne, w których tkwią źródła wielu z tych koncepcji i metod.

Chińskie podejście do zarządzania bazuje na trzech filarach, jakie stanowią trzy koegzystujące przez tysiąclecia na terenie Chin systemy filozoficzno-religijno-etyczne: konfucjanizm, taoizm oraz buddyzm. Każdy z nich to coś więcej niż "zwykła" filozofia, to także zbiór zasad regulujących zachowania ludzi w społeczeństwie, a nawet funkcjonowania państwa (jak konfucjanizm), zasad etycznych; w każdym też znaleźć można elementy religijne, jak bóstwa i świątynie. Zwróćmy uwagę na kilka podstawowych pojęć i zagadnień, niezbędnych dla wyjaśnienia później omówionych odmiennych, generalnych zasad zarządzania.

Konfucjanizm to rodzaj kodeksu etycznego, określającego zbiór zasad postępowania w społeczeństwie, a także zbiór wskazówek dotyczących rządzenia (zarządzania) państwem. Punktem wyjścia dla Konfucjusza była rodzina i takie zasady w niej obowiązujące, jak hierarchia, starszeństwo, szanowanie starszych oraz lojalność. Jednym z podstawowych pojęć konfucjanizmu jest "ren", tłumaczone jako humanitarność, życzliwość, bycie ludzkim. Wyraża ono myśl, że idealne stosunki między ludźmi opierają się na honorze, dobroci, szacunku i zaufaniu. Dwie podstawowe techniki rozwijania i kształtowania tej cechy to etykieta i zasady postępowania (li) oraz wiedza i nauka (xue). Z pojęciem li związane jest także inne, w zasadzie nieprzetłumaczalne, pojęcie guanxi, rozumiane jako sieć powiązań pomiędzy członkami rodziny, klanu i szerszej społeczności, w ramach której świadczona i otrzymywana jest pomoc w różnych sprawach, utrzymywane relacje międzyludzkie i relacje biznesowe.

Podstawą filozofii taoistycznej jest pojęcie drogi – tao. Zgodnie z pierwszym zdaniem "Księgi dao i de": "dao, które może być nazwane, nie jest wiecznym dao" [1]. Tao można z jednej strony interpretować jako bezkształtną siłę lub nie-istotę, stwórcę wszystkich istot i jednocześnie generalną zasadę porządku wszechświata. Z drugiej zaś strony właśnie jako drogę – indywidualną drogę życia, na której można osiągnąć pełnię życia i wewnętrzną duchowość. Jedna z podstawowych zasad taoizmu to zasada komplementarności przeciwieństw, przejawiająca się poprzez elementy yin i yang. Takimi elementami są przykładowo: noc i dzień, dobro i zło, życie i śmierć. Jedno z nich nie może istnieć bez drugiego, są wzajemnie współzależne i współistnieją. Wszystko jest powiązane ze wszystkim – konieczne jest holistyczne widzenie świata. Wg taoizmu wszystkie te elementy wszechświata są w ciągłym, kolistym ruchu, stale podlegają zmianom. W końcu jednak powracają do swojego naturalnego stanu. Inna zasada taoizmu to zasada nie-działania – wu-wei. Oznacza ona, by pozwolić rzeczom, zjawiskom, itp. osiągnąć ich naturalny stan, pozwolić by rzeczy działy się zgodnie ze swoją naturą.

Buddyzm natomiast widzi życie jako nieustające pasmo cierpień, a poszczególne istoty przechodzą nieskończony cykl reinkarnacji. Dopiero samo-doskonalenie i szlachetne postępowanie przerywa ten cykl reinkarnacji i umożliwia osiągnięcie nirwany. To, że życie jest cierpieniem to jedna z tzw. czterech szlachetnych prawd. Innym istotnym pojęciem buddyzmu jest szlachetna ośmiostopniowa ścieżka, określająca osiem zasad postępowania, oraz sześć doskonałości.

Warto już w tym miejscu zwrócić uwagę, że te trzy systemy z grubsza odpowiadają kolejnym elementom cyklu planowanie – realizacja – kontrola – działanie korygujące/usprawniające (ang. Plan-Do-Check-Act cycle). Konfucjanizm mówiący o zasadach postępowania odpowiada planowaniu, taoizm z orientacją na działanie zgodnie z naturą rzeczy odpowiada realizacji, wreszcie buddyzm z orientacją na szlachetne postępowanie i samo-doskonalenie odpowiada fazom kontroli i usprawniania.

Najważniejsze są jednak konsekwencje dla sposobów i metod zarządzania, wynikające z tych trzech systemów filozoficzno-etycznych. Jeśli bowiem weźmiemy pod uwagę główne zasady w nich zawarte i porównamy z tradycyjnym, zachodnim podejściem do zarządzania i myśleniem, to dojdziemy do zupełnie odmiennych zasad zarządzania pomiędzy Wschodem a Zachodem. Zostały one zestawione w poniższej tabeli.


Tabela 1 Podejście do zarządzania

Tao zarządzania projektem - lekcje z chińskiej filozofii i podejścia do zarządzania  - JS Project


Źródło: Opracowanie własne


Jak widać z powyższej tabeli różnice w podejściach mają zasadniczy charakter. Najwyraźniej są one widoczne w generalnym sposobie myślenia i wynikających z niego konsekwencjach praktycznych. Na Zachodzie dominuje myślenie racjonalistyczne, wykorzystujące przede wszystkim rozum i dające się potwierdzić fakty. W konsekwencji dominuje myślenie analityczne, zwracające uwagę na detale. Stosowane są precyzyjne, "matematyczne" metody, wymagające szczegółowych analiz i pozyskiwania dużej ilości informacji. Liczą się więc fakty, wyniki i liczby, stąd też dominuje orientacja właśnie na końcowy rezultat oraz efektywność. Inną konsekwencją tego racjonalnego podejścia jest dążenie do znalezienia jedynego, najlepszego rozwiązania i myślenie typu "albo-albo", często prowadzące do "biało-czarnego" widzenia rzeczywistości.

Inne są także indywidualne motywacje oraz związane z tym podejście do pracy i życia. W podejściu Zachodnim dominuje orientacja na wynagrodzenie i bonusy, podczas, gdy dla ludzi Wschodu najważniejsza jest sieć powiązań (guanxi) i jej zachowanie i rozwijanie. Dla ludzi Wschodu praca mocno łączy się z życiem prywatnym, podczas gdy na Zachodzie ludzie starają się wyraźnie oddzielić te kwestie. Na Wschodzie bardzo duże znaczenie ma praca zespołowa i interaktywne zespoły, Zachód jest nadal indywidualistyczny.

Wyraźne różnice widać także w obszarze celów zarządzania (efektywność vs. szczęśliwi ludzie) oraz narzędzi zarządzania (orientacja na zadania vs. orientacja na ludzi).

Te różnice dotyczące zarządzania występują także w szerszym kontekście kulturowym, co potwierdzają także liczne już badania dotyczące różnic kulturowych pomiędzy różnymi kulturami, w tym pomiędzy Wschodem i Zachodem ([2], [3], [4]). Podstawowe różnice wynikające z tych badań można podsumować w następujących punktach:

  • Kultura i społeczeństwo oparte na powiązaniach versus społeczeństwo oparte na grupach i indywidualnościach
  • Podejście hierarchiczne i autokratyczne versus podejście horyzontalne i demokratyczne
  • Intuicja i podejście holistyczne versus racjonalizm i myślenie analityczne
  • Harmonia i podejście "A i B" versus rywalizacja i podejście "A lub B".

Lekcje z chińskiej filozofii oraz sposobu zarządzania

Już samo zestawienie i krótkie omówienie odmienności kulturowych oraz sposobu zarządzania prowokuje pytanie, co do możliwości przeniesienia ich na grunt zachodni i zastosowania z pożytkiem dla realizowanych projektów. Także omówione we wprowadzeniu wyzwania, na jakie napotyka współczesny kierownik projektu, sugerują konieczność poszukiwania nowych, czasem wręcz radykalnie innych rozwiązań. Jakie więc lekcje z chińskiej filozofii oraz sposobu zarządzania mogą być przydatne dla kierownika projektu oraz menedżerów odpowiadających za zarządzanie projektami w organizacjach?

System zarządzania projektami

Pierwsza z tych lekcji – i w dodatku zdaniem autora jedna z najważniejszych – związana jest z generalnym podejściem do zarządzania projektami w organizacji, a nie tylko z podejściem do jednego projektu. Warto bowiem sięgnąć po charakterystyczne, zwłaszcza dla taoizmu, holistyczne – systemowe spojrzenie na wszechświat. To właśnie jedna z podstawowych zasad taoizmu mówiła o wzajemnym powiązaniu wszelkich bytów i konieczności rozpatrywania ich w ujęciu całościowym. I właśnie to systemowe, całościowe podejście do zarządzania projektami w organizacji może być taką pierwszą lekcją dla zachodniego zarządzania projektami. Nie wystarcza już bowiem tradycyjne zachodnie podejście polegające na wyodrębnieniu elementów większej całości (projekty) i określaniu uniwersalnych zasad ich działania (zasady zarządzania projektem – standardy i metodyki). Konieczne jest podejście systemowe: analizowanie całego systemu (system zarządzania projektami), traktowanie jego poszczególnych elementów jako elementów powiązanych (projekty, programy), przy zastosowaniu intuicyjnej – choć nie tylko – syntezy. Już teraz zaczyna się mówić o organizacyjnym zarządzaniu projektami (organisational project management), ściśle powiązanym z celami biznesowymi organizacji, wymagającym procesów typu governance i obejmującym obok projektów, programów i portfela oraz metod zarządzania nimi, także PMO jako swego rodzaju centrum kompetencji i rozwoju w tym obszarze. Także szereg programów badawczych w tym temacie zostało ostatnio zainicjowanych przez PMI, co – zdaniem autora – doprowadzi wkrótce do innego, właśnie takiego całościowego spojrzenia na zarządzanie projektami. W praktyce oznaczać to będzie ściślejszy związek kierownika projektu z całą organizacją, a więc także rozszerzenie jego spojrzenia i rozszerzenie niezbędnych kompetencji i umiejętności.

Harmonia i zachowanie równowagi

Kolejna lekcja związana jest z chińską filozofią "złotego środka", związaną z doktryną środka. Zdaniem chyba większości chińskich filozofów stan idealny, do którego należy dążyć, to stan swego rodzaju równowagi: nie za dużo żadnych skrajności. Idealny model społeczeństwa, to taki, gdzie panuje harmonia i różne interesy i działania pozostają w stanie równowagi. Znamy to zresztą z praktyki zarządzania projektem: za duża kontrola usztywnia zarządzanie, powoduje, zbytnie obciążenie kierownika projektu oraz kontrolowanego zespołu projektowego i w konsekwencji do utraty kontroli. Zbyt szczegółowy harmonogram też w gruncie rzeczy nie spełnia swojej roli, podobnie jak i zbytnia biurokracja w projekcie. Zgodnie więc z doktryną środka, także w zarządzaniu projektem, powinniśmy dążyć do takiej właśnie harmonii i równowagi.

Bardzo dobrym przykładem możliwości zastosowania tego podejścia jest kwestia zmian. Zarządzanie projektem to w gruncie rzeczy właśnie kwestia zmian. A chińska "Księga przemian" to swego rodzaju zbiór wskazówek, podanych zresztą w bardzo tajemniczej i zawoalowanej formie, co do efektów przyszłych działań. Opiera się ona na prostej dychotomii: stan aktualny istniejący - nieistniejący stan planowany. Każdy ma swoje słabe i mocne punkty i wobec tego oba te stany powinny być uwzględnione w projekcie. Jedną z najczęstszych przyczyn niepowodzeń takich projektów, jak wdrożenia ERP, czy różnego typu projekty usprawnień w organizacji jest zbyt duży zakres projektu oraz niewykorzystanie silnych stron dotychczasowego rozwiązania.

Warto też poszukać takiej harmonii w toczącej się w ramach zarządzania projektami dyskusji o wyższości tzw. "metod lekkich" (agile project management) nad metodami tradycyjnymi. Dokument prezentujący filozofię tych "lekkich metod" – Manifesto for Agile Software Development [5] – stwierdza, że w pracy projektowej "zaczęliśmy szczególnie cenić:

  • Poszczególnych ludzi i interakcje bardziej niż procesy i narzędzia
  • Działające produkty bardziej niż kompleksową dokumentację
  • Współpracę z klientem bardziej niż negocjowanie kontraktu
  • Reagowanie na zmiany bardziej niż trzymanie się planu".

W niektórych z tych punktów możemy zauważyć ślady wschodniej filozofii (orientacja na ludzi, czy przywiązywanie mniejszej uwagi do kontraktu, sprzeczne zresztą z zasadami zachodniego społeczeństwa kontraktowego). Doświadczony kierownik projektu czytając ten Manifest szybko jednak stwierdzi, że i te elementy wymienione jako drugie – i mniej ważne - w kolejnych punktach są także istotne dla powodzenia projektu. Konieczne jest więc znalezienie harmonii między wymienionymi aspektami.

Sposób myślenia: własna interpretacja i myślenie "A i B"

Kierownik projektu to nie tylko specjalista posiadający wiedzę z zarządzania i zarządzania projektem, znający swoją organizację i jej otoczenie. To także fachowiec reprezentujący określony sposób myślenia, wynikający z interdyscyplinarności zarządzania projektami. Kolejne lekcje z chińskiej filozofii oraz sposobu zarządzania dotyczą właśnie tego aspektu – sposobu myślenia.

Pierwszą z tych lekcji można zegzemplifikować przykładem z "Księgi Przemian". Jak wspomniałem powyżej to swego rodzaju zbiór wskazówek, podanych zresztą w bardzo tajemniczej i zawoalowanej formie. I te tajemnicze wskazówki wymagają osobistej interpretacji korzystającego z Księgi. Analogiczna sytuacja pojawia się przy lekturze PMBOK® Guide [6]. Czytając i próbując zastosować w praktyce zawarte tam wskazówki muszę dokonać własnej ich interpretacji, uwzględniając mój projekt i jego sytuację. Zdanie "zarządzanie ryzykiem ma na celu zwiększenie prawdopodobieństwa i wpływu pozytywnych zdarzeń" może być przecież interpretowane w różny sposób i prowadzić do odmiennych działań praktycznych. Ważne jest jednak by kierownik projektu posiadał własną interpretację, być może inną od interpretacji innych osób i rozumiał jej praktyczne implikacje. I co ważniejsze powinien on rozumieć, że te inne interpretacje także mają swoją wartość i mogą być z powodzeniem zastosowane np. w innych projektach.

W ten sposób dochodzimy do drugiej z lekcji dotyczących sposobu myślenia. W typowym myśleniu zachodnim, wywodzącym się zresztą ze starożytnej Grecji i logiki dominuje logika "albo A, albo B", mówiąca, że prawdziwe jest albo zjawisko A, albo zjawisko B. Myślenie zachodnie w zasadzie nie dopuszcza takiego rozwiązania, by i A i B były prawdziwe. To zjawisko i jego konsekwencje czasem określane są mianem "tyranii OR". Tymczasem zgodnie z filozofią chińską takie zjawiska lub sytuacje traktowane są jako coś względnego a nie jako coś absolutnego. Jak stwierdza Wei Wang [7]: "czy coś jest dobre, czy złe zależy od tego kto dokonuje oceny, kiedy i gdzie". I choć wydawać by się mogło, że prowadzić to może do pewnego relatywizmu, to jednak warto zastanowić się nad zastosowaniem tego wschodniego myślenia w zarządzaniu projektami. Może być ono przydatne przede wszystkim w różnych sytuacjach decyzyjnych, rozszerzając potencjalne rozwiązania, a czasem wręcz umożliwiając znalezienie zupełnie nowego podejścia i rozwiązania.

Guanxi z interesariuszami projektu

Jak widać z wcześniejszych fragmentów tekstu, guanxi, czyli relacje w rodzinie, klanie, lub grupie są kluczowym elementem codziennego życia na Wschodzie. W dodatku ich nawiązywanie i pielęgnowanie stanowi podstawową wartość cenioną przez ludzi. W praktyce oznacza to, że wiele spraw jest załatwianych właśnie z pomocą tej sieci relacji, że w ramach guanxi można uzyskać i świadczyć pomoc i wsparcie innym członkom tej sieci.

Guanxi oczywiście funkcjonuje też w środowisku biznesowym i jest wręcz jedną z podstaw skutecznego robienia interesów. Zdaniem Chińczyków wypracowanie guanxi jest najważniejszym zadaniem każdego menedżera. Pomocą jest tu zaufanie oraz działania sprzyjające "zachowaniu twarzy". Mój znajomy profesor zajmujący się zarządzaniem projektami wyjaśniając relacje biznesowe wręcz mawia: "najpierw nawiąż przyjaźń, potem rób interesy z przyjaciółmi".

Wschodni model zarządzania, co wynika z relacyjnego charakteru tamtejszych kultur, jest bardziej zorientowany na interesariuszy projektu i na ich oczekiwania, przywiązując znacznie większe znaczenie i wartość niż model zachodni, związany z kulturą kontraktów, do relacji z różnymi interesariuszami.

We współczesnym, zachodnim świecie biznesu i świecie zarządzania projektami, które stają się coraz bardziej relacyjne i uzależnione od wzajemnych bezpośrednich kontaktów i relacji, zastosowanie guanxi w pełnym zakresie, tak jak to się dzieje w Chinach może w bardzo pozytywny sposób wpłynąć na końcowe wyniki projektów. Praca w zespole, który darzy się pełnym zaufaniem, współpraca z ludźmi, którzy są naszymi przyjaciółmi – wyglądają przecież zupełnie inaczej. Przenosząc te rozważania na grunt projektów i programów, a także portfeli projektów natychmiast dochodzimy do interesariuszy i zarządzania interesariuszami. Przecież dobre relacje z interesariuszami, ułatwiają zidentyfikowanie ich potrzeb i wymagań, pomagają w sytuacji zmiany tych wymagań oraz w sytuacjach zagrożenia ich spełnienia.

Znaczenie interesariuszy i zarządzania nimi dla końcowego powodzenia projektu rośnie i – jak sądzę – jeszcze będzie rosło. Sądzę więc, że "zachodni" kierownik projektu powinien bliżej przyjrzeć się praktyce guanxi i zacząć przenosić na grunt swoich projektów i organizacji te chińskie praktyki.

Zarządzanie czy przewodzenie

Zarówno relacyjny charakter kultur wschodnich, jak i związane z Konfucjuszem podejście uznające model rodziny jako wzorzec dla zarządzania innymi grupami ludzi wskazują na odmienną pozycję podejścia do ludzi w zarządzaniu. Na gruncie zarządzania projektami oznacza to inne podejście do zarządzania zasobami ludzkimi. W modelu Wschodnim ważne są długo-okresowe relacje, guanxi przedstawione powyżej, dążenie do uczynienia ludzi szczęśliwymi.

Uznanie znaczenia zarządzania zasobami ludzkimi we współczesnym zarządzaniu projektami wzrasta z kolejnymi dekadami. Ze względu na charakter projektów, wymagających coraz większej kooperacji specjalistów z różnych dziedzin, jak i fakt, że członkowie zespołów projektowych są już nie zwykłymi wykonawcami, lecz wysokiej klasy specjalistami, zarządzanie zasobami staje się już od pewnego czasu coraz większym wyzwaniem. Stąd też wyzwaniem staje się zrozumienie natury ludzi, pozyskanie ich i ich zaangażowania dla projektu już nie tylko metodami "twardymi" i finansowymi, lecz drogą zaangażowania – mówiąc obrazowo - ich serc i umysłów. Przedstawione powyżej Wschodnie idee także i w tym zakresie mogą stanowić inspirację dla kierownika projektu.

W przeciwieństwie do zachodniego podejścia, mówiącego o zarządzaniu ludźmi i organizowaniu prac, Chińskie podejście mówi, że można zarządzać pracą i można zorganizować ludzi. To zorganizowanie ludzi można rozumieć, jako powodowanie by byli oni szczęśliwi i by ich dążenia i dążenia lidera były takie same. To zresztą w "Księdze dao i de" znajdziemy stwierdzenie: "Jeśli dzieło [prowadzone przez Wielkiego Człowieka wieńczy sukces, ludzie mówią, ze stało się to samo z siebie" [1]. Wg chińskiej filozofii role są ważniejsze niż reguły, zespół ważniejszy niż jednostki oraz relacje i więzi społeczne są ważniejsze niż wynagrodzenie i różnego typu bonusy. Ta bardzo silna orientacja na ludzi doskonale odpowiada wymaganiom współczesnego zarządzania projektami.

Konkludując powyższe rozważania można więc stwierdzić, że i kierownik projektu i samo zarządzanie projektami w XXI wieku powinno być bardziej zorientowane na ludzi, a kierownik projektu być raczej liderem i przywódcą, niż tradycyjnym menedżerem. Zgodnie jednak z wcześniej dyskutowaną zasadą oba te elementy: kierowanie i zarządzanie powinny ze sobą współgrać i pozostawać w harmonii.

Najważniejsze aspekty kierowania i zarządzania, na jakie kierownik projektu powinien zwracać uwagę, przedstawia poniższa tabela.

Tabela 2 Kierowanie i zarządzanie

 

Tao zarządzania projektem - lekcje z chińskiej filozofii i podejścia do zarządzania  - JS Project


Źródło: Opracowanie własne na podstawie [7]

Zarządzanie konfliktami

Zarówno przedstawiona wcześniej doktryna środka, jak i dążenie do harmonii prowadzą w konsekwencji do zupełnie innego podejścia do rozwiązywania konfliktów. Tradycyjne zachodnie podejście, stosowane w zarządzaniu projektami zachęca wręcz do identyfikacji sytuacji konfliktowych i odmiennych zdań, do bezpośredniej i otwartej komunikacji i uznaje strategię konfrontacji (rozwiązywania konfliktów) za najwłaściwsze i najefektywniejsze podejście.

Chińska doktryna środka prowadzi natomiast do relacji międzyludzkich oraz relacji społecznych bez konfliktów, a co najmniej do ich nie wyciągania na powierzchnię. Wymaga to w pierwszej kolejności by jednostki spojrzały na potencjalną sytuację konfliktową oczyma grupy, wspólnego, a nie indywidualnego interesu i najpierw same wewnętrznie wypracowały swoje stanowisko umożliwiające stworzenie harmonii. Stąd też dominują postawy mniej konfrontacyjne oraz większe zrozumienie interesu grupowego, interesu projektu i stosunkowo duża łatwość zrozumienia i podporządkowania się interesowi i celowi generalnemu. Stąd też podstawowe strategie rozwiązywania konfliktów w tym podejściu to łagodzenie i kompromis. To co się liczy to dyskusje, wymiana poglądów bardziej o charakterze osobistym, przed wejściem na ścieżkę formalnego rozwiązywania konfliktów, czy problemów.

Sądzę, że niektóre z elementów wschodniego podejścia do zarządzania konfliktami warte są co najmniej bliższej analizy, jeśli nie pełnego zastosowania w praktyce projektowej. Ta orientacja na cele grupowe, związana z ich rozumieniem i akceptowaniem, pozostawienie własnego ego i własnych interesów nieco z tyłu, czy wreszcie bardziej koncyliacyjne, a mniej konfrontacyjne zachowania – to elementy, które mogą ułatwić osiągnięcie sukcesu projektu.

Zasada wu-wei

Zasada wu-wei, wywodząca się z filozofii taoistycznej mówi o nie działaniu i nie interweniowaniu w otaczającym świecie, który ma swoje reguły i jest tak zbudowany, że umożliwia swoim elementom pozostawanie w stanie harmonii. Wu-wei oznacza, że chociaż nie są podejmowane żadne działania, to wszystko jest zrobione. Wszystko jest zrobione – i to bardzo łatwo – ponieważ jest związane z harmonią panującą we wszechświecie, z normalnym stanem rzeczy.

Zasadę tą można łatwo odnieść do zagadnień projektowych. Na początku projektu konieczna jest identyfikacja faktycznej natury takich elementów projektu, jak interesariusze, zespół projektowy, kultura organizacji w której realizowany jest projekt. Późniejsza analiza luk (gap analysis) powinna zidentyfikować różnice pomiędzy planowanym stanem docelowym, a "normalnym" stanem poszczególnych elementów projektu. W przypadku identyfikacji znacznych różnic konieczne jest zastosowanie różnych metod zarządzania zmianą organizacyjną.

W praktyce zresztą doświadczeni kierownicy projektów stosują tą zasadę w pewnej formie. Jedna z najważniejszych umiejętności kierownika projektu polega na umiejętności odróżnienia - w momencie stwierdzenia odchyleń od planu - czy już należy interweniować, albo przynajmniej przygotować plan naprawczy, czy też należy wstrzymać się od działania, bo zidentyfikowane odchylenia są normalnymi odchyleniami statystycznymi, a więc normalnym stanem rzeczy w projekcie. W tej drugiej sytuacji nie działanie jest więc najwłaściwszą reakcją.

Inny przykład zasady wu-wei związany jest z podejściem "pull" w zarządzaniu projektami. Wg podejścia "pull", tak jak jest to w produkcyjnym systemie Kanban, prace wprowadzane są wg metody alap (ang. as late as possibile), projekty są kolejkowane wg ustalonych priorytetów i uruchamiane zgodnie z możliwościami realizacyjnymi całego systemu projektowego.

Moje Tao zarządzania projektami

Czy powyższe pomysły, podejścia i metody da się zastosować w praktyce? Odpowiedzią niech będą doświadczenia autora zdobyte podczas różnego typu projektów doradczych, szkoleniowych, wdrożeniowych i projektów-wypraw do Chin.

Dla mnie osobiście jedną z najważniejszych rzeczy w każdym projekcie jest "dostrojenie" się do natury projektu: firmy, w której prowadzę projekt, ludzi, z którymi mam współpracować, czy kraju lub regionu, w którym przebywam. Tam gdzie do natury rzeczy należy harmonia i spokój, na pewno nie pomogą "twarde" metody zarządzania i wymuszanie rozwiązań. Wymaga to oczywiście poznania kultury organizacji i środowiska realizacji projektu, a także jego interesariuszy. Stworzenie własnego guanxi w projekcie wymaga czasu, może być jednak jednym z głównym czynników powodzenia projektu. Z drugiej zaś strony konieczne jest poznanie własnej natury i znalezienie własnego stanu harmonii. Daje to wewnętrzny spokój, opanowanie i ułatwia działania zgodne z naturalnym biegiem rzeczy.

Taka wewnętrzna harmonia w powiązaniu z wpasowaniem się w naturalny system organizacji pozwala na harmonię z uczestnikami projektu. Odejście od tyranii "OR" pozwala inaczej spojrzeć na różne kwestie i problemy projektowe i ułatwia znajdywanie niekonwencjonalnych rozwiązań.

I jeszcze jeden element, jaki zaczerpnąłem z kultury Wschodu. Potrzebny jest także przysłowiowy "łut szczęścia". I dlatego też w ważnych momentach projektowych unikam cyfry 4 i noszę krawat z symbolem szczęścia "fu".

Literatura:
1.    Laozi, "Księga dao i de z komentarzami Wang Bi", Wydawnictwo Uniwersytetu Jagiellońskiego, 2006
2.    Geert Hofstede, Gert Jan Hofstede, "Kultury i organizacje. Zaprogramowanie umysłu", Polskie Wydawnictwa Ekonomiczne, 2007
3.    Björn Bjerke, "Kultura a style przywództwa", Oficyna Ekonomiczna, 2004
4.    F. Trompenaars, C.H. Turner, "Riding the Waves of Culture: Understanding Cultural Diversity in Business", Nicholas Brealey Publishing Ltd, 1999.
5.    "Manifesto for Agile Software Development", 2001
6.    "A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK®Guide) – Fourth Edition", Project Management Institute, Newton Square, USA, 2006.
7.    Wei Wang, "The China Executive", 2W Publishing, 2006

Znajdź nas na Facebooku!

 
Pliki cookie ułatwiają świadczenie naszych usług. Korzystając z naszych usług, zgadzasz się, że używamy plików cookie.
Ok