Pierwszy tekst dotyczący SLE zakończyłem informacją, że SLE może być określane zarówno dla faz procesu, procesu wytwórczego, jak i dla procesu end-to-end. Teraz więc więcej o tym aspekcie SLE. W praktyce najłatwiej można określać SLE dla różnych aspektów procesu w platformie informatycznej wspomagającej zarządzanie pracami i projektami, jak na przykład Businessmap.

SLE dla poszczególnych faz procesu

SLE w platformie Businessmap można określić dla poszczególnych kroków procesu. Przykładowo: jeśli proces projektowania w zespole (jesteśmy w firmie inżynierskiej) obejmuje takie fazy, jak: projektowanie CAD, analiza użytkowa, modyfikacja projektu, to dla każdej z tych faz można uzgodnić i zdefiniować odrębne SLA.

W tym scenariuszu każda karta (czyli Praca) w systemie Businessmap będzie miała wizualizację swojego SLE oraz aktualnej sytuacji tej Pracy.

SLE dla całego procesu wytwórczego (realizacyjnego)

W tym scenariuszu SLE dotyczy całego procesu, obejmującego – w wcześniejszym przykładzie – trzy fazy. Jest to chyba scenariusz najczęściej występujący w praktyce, gdyż pozwala mierzyć czy zespół dotrzymuje swoich zobowiązań co do czasu ukończenia, a więc i dostarczenia Pracy odbiorcy.

W tym scenariuszu każda karta (czyli Praca) w systemie Businessmap będzie miała dwie wizualizacje SLE: danej fazy procesu, jak i całego procesu end-to-end.

SLE dla czasu dostarczenia (ang. lead time) Pracy: od zobowiązania do jej wykonania (poprzedzającego faktyczne rozpoczęcie pracy) do momentu jej ukończenia i dostarczenia odbiorcy

Gdy stosujemy podejście Kanban oznacza to, że czas dostarczenia jest liczony od momentu wejścia Pracy do kolumny „Ready to start”.

Ten scenariusz ma zastosowanie gdy jesteśmy (my, czyli np. Menedżer i zespół) zainteresowani analizą i doskonaleniem całego procesu od otrzymania zgłoszenia klienta do – na przykład – jego rozwiązania.

Różnice pomiędzy czasem realizacji (ang. Lead Time), a czasem dostarczenia (ang. Lead Time) pokazuje poniższy ekran, pochodzący z platformy Businessmap.

W systemie Businessmap można określić jeden SLE dla obszaru tablicy obejmującego kolumny: “Requested”/”Ready to Start”/”Committed” oraz odrębne SLE dla wiersza tablicy, czyli tak, jak w poprzednim scenariuszu. Sama wizualizacja SLE w Businessmap będzie nieco odmienna, gdyż wizualizacja SLE dla obszaru “Requested” zniknie, gdy Praca zostanie przesunięta do kolumny “In Progress”. A od tego momentu będzie widoczna tylko wizualizacja SLE dla wiersza (swim-lane).

Oczywiście SLE – także w Businessmap – może być zastosowane do różnych typów Prac, na przykład związanych z różnymi Klasami Usług (ang. Class of Services) lub dla inaczej określonych typów prac, np. związanych z podziałem na typ Klienta.

SLE jako odpowiedź na pytanie: jaki wiek/poziom starzenia Pracy jest poziomem nadmiernym?

Drugą funkcją SLE jest pomoc przy odpowiedzi na pytanie: “jaki wiek/poziom starzenia Pracy jest poziomem nadmiernym?”

Jak można uzyskać odpowiedź na to pytanie?

Punktem wyjścia niech będzie linia 50-tego percentyla. A dla tej analizy przyjmijmy poziom pewności = 85%.

Jeśli Praca jest realizowana (stanowi więc pracę w toku – WIP) tak długo, aż osiąga poziom 50-tego percentyla, to możemy powiedzieć co następuje:

• Praca osiągnęła wiek (czas przebywania w systemie) równy połowie wcześniej ukończonych – wg danych historycznych – prac
• W momencie rozpoczęcia Praca miała 15% szans nie dotrzymania SLE. Teraz, ponieważ osiągnęła 50-ty percentyl, to szansa niedotrzymania SLE wzrosła do 30%

Trzeba więc po pierwsze zobaczyć w jakiej fazie procesu znajduje się ta Praca oraz w jakiej strefie kolorystycznej (ilustrowanej na wykresie WIP Aging) starzenia aktualnie się znajduje. Jeśli w strefie zielonej, to sytuacja jest analogiczna do sytuacji wcześniej ukończonych Prac. Jeśli jednak znajduje się w strefie żółtej, pomarańczowej lub czerwonej, to konieczna jest dokładniejsza analiza sytuacji i podjęcie działań, umożliwiających dotrzymanie SLE.

Trzeba więc w takiej sytuacji zastanowić się, czy konieczne są jakieś działania dotyczące tej Pracy. Czy np. trzeba ją przyśpieszyć, lub tylko dalej przyglądać się jak wzrasta jej wiek i porównywać z liniami percentyli.

Jeśli Praca jest realizowana (stanowi więc pracę w toku – WIP) już tak długo, aż osiągnęła poziom 70-tego percentyla, to możemy powiedzieć co następuje:

• Praca osiągnęła wiek (czas przebywania w systemie), czyli jest starsza niż 2/3 wcześniej ukończonych – wg danych historycznych – prac
• W momencie rozpoczęcia Praca miała 15% szans nie dotrzymania SLE. Teraz, ponieważ osiągnęła 70-ty percentyl, to szansa niedotrzymania SLE wzrosła do 50%

Trzeba więc w tej sytuacji zastanowić się, czy konieczne są jakieś natychmiastowe działania dotyczące tej Pracy, by uniknąć przekroczenia SLE. I jeśli „tak”, to należy zdefiniować te działania i natychmiast wykonać.

Jeśli zaś Praca jest realizowana (stanowi więc prace w toku – WIP) już tak długo, że będzie zbliżać się do poziom 85-tego percentyla i znajduje się w kolorystycznej strefie żółtej, pomarańczowej lub czerwonej, to wtedy trzeba natychmiast podjąć działania dotyczące tej Pracy, by uniknąć przekroczenia SLE.

Podsumowanie: korzyści stosowania SLE

Najważniejsze korzyści stosowania SLE to:

• SLE to prognoza, bazująca na danych historycznych, a nie zobowiązanie na podstawie szacowania. Prognoza taka daje bardziej realistyczne wyniki, czyniąc proces wytwórczy także bardziej realistycznym
• Zastosowanie platformy Kanbanize umożliwia wizualizację na tablicy Kanban i obserwowanie w czasie rzeczywistym, na bieżąco, stanu SLE, a tym samym identyfikację ryzyk niedotrzymania SLE
• Określanie i monitorowanie SLE stanowi punkt wyjścia do doskonalenia procesu wytwórczego i ustalania coraz “lepszych” SLE, spełniających coraz wyższe wymagania klientów co do czasu realizacji/ukończenia Prac.

Powiązane teksty: SLE: Oczekiwany Poziom Świadczenia Usług,
Mierniki Flow,
Wiek Pracy, czyli WIP Age
Flow Management